Im Einkauf sind Kennzahlen üblich, im Travelmanagement häufig, im Eventmanagement selten, doch immer öfter gefragt. Der VDR hat eine Kennzahlenübersicht erarbeitet.
Kostensenkung. Während Bundeswirtschaftsminister Philipp Rösler im Grußwort zum 46. Symposium Einkauf und Logistik des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) von einem „kräftigen Aufschwung“ der deutschen Wirtschaft spricht, sieht der Markit/BME-Einkaufsmanager-Index im August ein verlangsamtes Wachstumstempo. Eurorettung und Kursverluste beleben die Erinnerung an die Finanzkrise, die 2009 zum Jahr des Einkaufs machte. „Die Beschaffungsentscheider sind gefordert, alle wesentlichen Kennzahlen zu erheben, um so entscheidend zur Kostensenkung beizutragen“, kommentierte BME-Hauptgeschäftsführer Dr. Holger Hildebrandt die eigene Umfrage „TOP-Kennzahlen im Einkauf“ im gleichen Jahr.
Dass der Einkauf die Top-Etagen erreicht, zeigt die Rednerliste zum BME-Symposium mit Vorstandsvorsitzenden wie Hans-Georg Härter, ZF Friedrichshafen AG, und Dr. Hansjörg Rodi von der Schenker Deutschland AG. Vom 9. bis 11. November 2011 erwartet der Bundesverband über 2.000 Teilnehmer zu Europas größtem Einkäufer-Summit im InterContinental Hotel Berlin.
Mit Veranstaltungen beschäftigt sich beim BME die Fachgruppe „Einkauf von Reisedienstleistungen“. Ihr 60-seitiger Leitfaden „Einkauf von Veranstaltungen“ steht als Download kostenlos bereit. Neben Informationen zur Marktlage umfasst er Empfehlungen zur Optimierung des Einkaufs von Meetings und Checklisten. „Unser Leitfaden zum MICE-Einkauf beinhaltet zudem eine Reihe wichtiger Kennzahlen aus dem Eventbereich“, beschreibt Carsten Knauer, Referent und Fachgruppenleiter beim BME. „Dazu gehören KPIs zum Rechnungsvolumen, den erzielten Savings, den beauftragten Dienstleistern, zur Zufriedenheit des internen Kunden und, beim Dienstleistungseinkauf eine wichtige Größe, natürlich zu den Prozessen.“
Das Eventgeschäft verlagert sich in Richtung Einkauf und die Trennung zwischen Travel-, Eventmanagement und Einkauf verwischt, beobachtet Steffen Donner, Head of Procurement Travel/Event bei Roche Diagnostics. Der „Trigger“ ist für ihn das Kostenbewusstsein. Donner engagiert sich nicht nur im BME, sondern auch im Verband Deutsches Reisemanagement (VDR), der noch tiefer in die Kennzahlen-Thematik eintaucht. Den VDR-Fachausschuss „Kennzahlen“ leitet Klaudia Komisaruk. Die Key Account Managerin bei BCD Travel Germany erinnert sich: „Wir haben im September 2007 angefangen, Kennzahlen im Travelmanagement und ein Kennzahlengerüst festzulegen. Wir haben uns gefragt: Was ist eine Kennzahl, und was soll sie leisten? In 2010 kamen die Kennzahlen für Veranstaltungen hinzu.“ Die Ziele von Kennzahlen sind vielfältig: Travel- und Eventmanager bei Einkaufsverhandlungen unterstützen, Einsparpotenziale erkennen und Reiserichtlinien einhalten, Transparenz schaffen,
Reporting und Benchmarking ermöglichen, Handlungsbedarf sowie Risiken signalisieren. Doch Klaudia Komisaruk warnt: „Kennzahlensysteme sollen unterstützen und nicht belasten!“ Sie rät vorab zu einer Bedarfsanalyse: „Welche Kennzahlen sinnvoll sind, hängt von den Zielen und Zielgruppen im Unternehmen ab.“ Steffen Donner bekräftigt: „Man muss pragmatisch bleiben. Die Mitarbeiter müssen die Kennzahlen verstehen und nachvollziehen können. Und es muss machbar sein. Wenn man die Leute überfordert, gehen die Scheuklappen hoch.“ Und natürlich bleibt die Frage: Steuern wir das selbst oder sourcen wir out?“
Der VDR-Fachausschuss beginnt mit 60 Veranstaltungskennzahlen. Geblieben sind 30, darunter eine Handvoll Hauptkennzahlen wie die Zahl der Events und deren Durchschnittskosten, Ausgaben für Unterkunft, Flug und Zug. Ergänzend können Vertiefungskennzahlen aufgestellt werden wie Buchungsklassen. Die VDR-Kennzahlen-Übersicht umfasst über 140 Messwerte für Travel und Events. Als Beispiel greift Komisaruk die Kennzahl „Anzahl der Veranstaltungen“ heraus. Ihr hinterlegt sind u.a. folgende Fragen und Kriterien: „Wie viele Seminare, Tagungen etc. wurden in einer Periode durchgeführt?“; Empfehlungen zum Umgang für Steuerungszwecke; Unterscheidungsmerkmale (mit/ohne Übernachtung, Region/Stadt, Zeitraum, Kostenstelle); Veranstaltungsarten; Teilnehmerzahl (z.B. über 20); Datenquellen abhängig von Buchungskanälen; die Messfrequenz und Zielgruppen wie Einkauf, Eventmanagement, Marketing – je nach Verantwortlichkeit im Unternehmen.
Auf die Wahl der Kennzahlen folgt der wohl größte Aufwand: die Datenerfassung. Sie ist problematisch, da selbst Großunternehmen selten ein zentrales Eventmanagement unterhalten. Die Daten müssen mühsam aus den Fachabteilungen (Marketing, Vertrieb, HR etc.) zusammengetragen werden bzw. über die unterschiedlichen Buchungskanäle wie Reisekosten-Abrechnungssysteme, Kreditkarten-Reportings und Management-Informationssys-teme der Geschäftsreisebüros.
Die gewählten Messwerte müssen beibehalten und fortgeschrieben werden, um nicht „Äpfel mit Birnen“ zu vergleichen, zum Beispiel Brutto- mit Nettoraten. Und natürlich sind die Daten regelmäßig zu analysieren. „Bei einer Zahl in ‚orange‘ (Ampelwarnsystem) kann ich frühzeitig erkennen, dass sie kippt und nachfragen: Warum ist das so? Sind die Marktpreise gestiegen, oder fliegen alle Business?“, veranschaulicht BCD-Key Account Managerin Klaudia Komisaruk.
„Bei alledem“, hebt sie hervor, „Herzstück ist der Mensch – ohne ihn funktioniert es nicht.“ Ob im Unternehmen oder im VDR-Fachausschuss: „Es ist Teamarbeit“, erklärt Komisaruk und ergänzt: „Wir haben nicht umsonst fast zwei Jahre gebraucht.“
Wir, das sind 17 VDR-Mitglieder, darunter Leistungsträger und Corporates. IBM, Vorwerk und die Firma Weinmann sind von Anfang an dabei, SAP und Roche Diagnostics in Person von Steffen Donner kommen dazu. „Ich erinnere mich an meine erste Präsentation über Kennzahlen“, erzählt er. „Wozu brauchen wir das?“, fragen ihn die Zuhörer im Anschluss: „Es geht doch um Emotionen!“ Steffen Donner spürt: „Es sind Ängste da – Ängste vor Transparenz.“
Diese nimmt auch Gerhard Bleile wahr. Der Vorsitzende der Vereinigung Veranstaltungsplaner.de begründet, „Unternehmen erkennen im Bereich Travel und Events die Wichtigkeit von Kennzahlen. Das erfüllt manche Eventmanager mit Sorge um ihren Job“. Zumal immer mehr Absolventen der Event-Studiengänge mit dem nötigen Rüstzeug auf den Markt drängen. Gerhard Bleile will für das Thema sensibilisieren und Meetingmanager ermutigen. Schließlich, so Bleile, „Kennzahlen helfen Planern, ihre Leistung darzustellen“. Seiner Meinung nach gehören Event-, Travelmanager und Einkäufer an einen Tisch.
Das sieht Steffen Donner genauso. Schließlich hat er bei Roche alle drei Positionen bekleidet. „Das Problem ist: Wenn man nicht auf der anderen Seite vom Tisch gesessen hat, kennt man nur die eine Sicht.“ Donner weiß aus Erfahrung: „Es geht um Verständnis, und das braucht Zeit.“
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