Social Networks sind längst keine Spielerei mehr. Planer tauschen sich in Gruppen auf Linkedin aus und versuchen reale und virtuelle Foren zu verknüpfen.

2010. „Die Wirtschaft sieht immer noch düster aus. Was tun Sie, um die Beteiligung an Ihren Meetings in 2010 zu steigern?“ beginnt Dean Martin eine Diskussion in der Linkedin-Gruppe der pcma (Professional Convention Management Association). Der Event Marketing Manager bei Microsoft führt aus: „Jeder ist hoffnungsvoll, aber darauf können nicht unsere Veranstaltungen und Budgets basieren. Es sind nicht nur die Budgets, sondern die Reiseetats teilnehmender Mitglieder und Kunden. Ohne sie haben wir keine Events.“
Sein Post trifft den Nerv der 3.136 Mitglieder. Schon bald sind 30 Kommentare zusammen. Elizabeth macht gute Erfahrungen mit „Go local“ und spart Flug und Übernachtung, Pam mit Nachlässen bei früher Registrierung. Schnell kommt die Runde auf Social Media. „Unsere Events haben oft Seiten bei Facebook, Twitter und Linkedin”, schreibt Martin. Mitarbeiter, Kunden und Partner gründeten Untergruppen zu gemeinsamen Interessen. „Wenn sich Kunden und Mitglieder das Jahr über engagieren, gibt ihnen das Gründe, Ihre Veranstaltung ins Budget zu nehmen. Füttern Sie sie mit Inhalten, liefern Sie ihnen die nötigen Informationen, um den Wert Ihres Meetings gegenüber dem Management darzulegen.“

Das wachsende Bedürfnis sich zu vernetzen und mitzuteilen, bestätigt Branchen-Insider und IT-Experte Corbin Ball: „Bereits 62 Prozent der Event-Vermarkter nutzen Social Software.“ Ball unterhält selbst 590 Kontakte auf Linkedin und rät Meeting Professionals: „Nutzen Sie Social Networks. Die Tools kosten nichts. Nur die Zeit, sie zu managen!“
Verbrachten Nutzer im Internet 2008 nur sechs Prozent ihrer Zeit in Social Networks und auf Blog Sites, sind es 2009 schon 17 Prozent, hat Nielsen Online herausgefunden. Weltweit sind 1,6 Mrd. Menschen online, davon zwei Drittel in Social Networks und Micro-Blogging Sites wie Twitter unterwegs. Während sich auf Linkedin gut 55 Mio. Professionals treffen, tummeln sich 400 Mio. Privatleute auf Facebook – wobei sich beide Bereiche wie im echten Leben überschneiden.
Zwar hat Linkedin für Ralf Kleinhenz am ehesten geschäftlichen Charakter, doch wegen der grafischen Möglichkeiten bevorzugt er für Marketing und Akquise im ICC Berlin Facebook. Ob beruflich oder privat gilt für seine Aktivitäten: „Eine zu starke Präsenz auf zu vielen Netzwerken bindet Ressourcen und birgt die Gefahr, die netzwerkspezifische Kommunikation zu verwässern.“ Der Kongresshauschef ist überzeugt, dass wir uns in einem Paradigmenwechsel der modernen Kommunikation befinden. „Die neue Web 2.0-Kommunikation hat das Potenzial, ein neues Leitmedium zu werden – mit weitreichenden und noch nicht absehbaren Folgen für die bisherigen Kommunikationsformen.“
Messemacherin Carina Bauer bezweifelt nicht, dass Social Networks immer wichtiger werden bei der Gewinnung von Teilnehmern und der ganzjährigen Kommunikation mit ihnen. Der CEO der IMEX-Gruppe schränkt aber ein: „Die Meeting-Industrie versucht – wie viele andere Sektoren – hinsichtlich Web 2.0 und Social Networking ‚laufen zu lernen‘.“ Die jüngste IMEX-Studie deckt auf, dass Buyers und Suppliers zwar Social Media nutzen, viele sind aber über die wirklichen Auswirkungen unsicher und haben weder eine Strategie 2.0 noch ein Budget.
Bauer: „Ohne sie sind solche Netze einfach nur ein zusätzlicher Kommunikationskanal, aber nicht unbedingt der effektivste. Um solche Kanäle effektiv zu nutzen, muss man echte Inhalte schaffen und dafür unabhängige Diskussionen vorantreiben – darin liegt der wahre Wert und das Interesse.“ Genau das versucht die IMEX in ihrer Gruppe auf Linkedin, wo gegenwärtig 230 Mitglieder diskutieren. Selbst wenn ihre Zahl noch bis zur IMEX im Mai von alleine steigen wird, bleibt Carina Bauer realistisch: „Zur Steigerung der Teilnahme dient es derzeit begrenzt, aber wir werden hier mehr Ressourcen bereitstellen, um das zu ändern.”

„Um in der virtuellen wie realen Welt erfolgreich zu sein, müssen Veranstaltungen eine Strategie haben, die Web 2.0 Technologie vorher, währenddessen und nachher integriert“, propagiert Simon Young. Der CEO von Mission Event Software Ltd. verdient sein Geld mit Software für Event-Management, Social Media Service und Mobile Phone Solutions. Er handelt nach drei Prinzipien: 1. Events gehören in existierende Communities und Social Networks integriert. 2. Sie sollten eine Strategie für davor und danach haben – nicht nur währenddessen. 3. Die Teilnehmer können Einfluss auf Ablauf und Inhalte nehmen, diese Interaktion ist zu fördern.
Mit Erfolg, wie 34 „Recommendations“ und 669 „Connections“ seines Linkedin-Profils mutmaßen lassen. Gerade twittert er seinen 6.469 „Followern“: "Latest software for event organisers including Social Media – event-master.com ." Young: „Heute sind virtuelle Events oft auf ihre eigentliche Dauer begrenzt, doch wir sollten davon ausgehen, dass sie länger, auch über Wochen andauern oder zeitlich unbegrenzte Ereignisse werden.“
Aus diesem Grund setzte die ICCA (International Congress & Convention Association) beim letzten Kongress Entwicklungen in der IT-Industrie auf die Agenda. Im Panel berichtet Erin Anderson, dass Kunden wie IBM zwar immer noch große Veranstaltungen durchführten, dabei jedoch konsolidierten. Die Direktorin Strategic Marketing von George P. Johnson beobachtet mehr und mehr „Hybrid-Events“ und betont: „Face-to-face Events werden immer noch gebraucht, allerdings erweitert um Online-Tools.“ Mathias Sondermann, Global Events EMEA bei SAP, stimmt ihr zu. Nachdem ihm zur „Tech ed“ fast jeder dritte Teilnehmer aus Budget- und/oder Zeitgründen wegblieb, schlussfolgert er: „Virtuelle Event-Technologie wird nicht nur genutzt, um Kosten zu senken, sondern um eine erweiterte Zuhörerschaft zu erreichen.“ Damit antwortet er Microsoft-Kollege Dean Martin.

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