CIM 2019/4 Fokus

Alles, nur kein ZUFALL

// Johanna Müdicken

Licht, Ton, Catering, Eventformate oder Speaker-Wahl: Für das Emotionalisieren von (Fach-)Veranstaltungen, zählt jedes noch so kleine Detail im großen Ganzen.

Sinnlich: Die Eröffnungsfeier des European Congress of Radiology 2019. Photo: Chris Moylan Optikalusion / ESR

Die Falling Walls Conference setzt ihr Storytelling auch beim Catering fort. Photo: Falling Walls

Das Lichtkonzept auf der Tech-Konferenz South by Southwest (SXSW) sorgt für Begeisterung. Photo: SXSW/Aaron Rogosin

Mit Gefühl. Wer Emotionen weckt, bleibt in Erinnerung. Das zeigen die Ergebnisse eines gemeinsamen Forschungsprojekts von German Convention Bureau, Fraunhofer IAO und EVVC, dem Europäischen Verband der Ver­anstaltungs-Centren. Die Studie zum „Future Meeting Space“ belegt die Relevanz der emotionalen Verankerung von Inhalten und rückt das Nutzererlebnis in den Fokus. Tech-Konferenzen im B2C-Bereich, wie Online Marketing Rockstars Hamburg, Republica Berlin, South by Southwest in Austin (Texas), setzen zum emotionaleren Inszenieren ihrer Inhalte auf das Festivalisieren: Starbesuch, Konzerte, Ton- und Lichtshows sowie die neuesten digitalen Anwendungen rahmen Vorträge und Diskussionsrunden ein.

In der wissenschaftlichen Sphäre zeigt der European Congress of Radiology (ECR) jeweils im Frühjahr in Wien, dass auch Medizinkongresse die Klaviatur der Gefühle beherrschen können. Schon die Eröffnungsfeier ist ein Fest für die Sinne: wohlriechende Düfte werden im Saal versprüht, das Bühnen- und Farbkonzept der Künstlerin Amra Bergman ist spektakulär. „Das Gefühl gemeinsam eine Emotion, ein positives Erlebnis zu teilen, ist eines der wenigen Dinge, die man nach wie vor nur vor Ort erleben kann“, betont Executive Director Peter Baierl. „Das geht aber nicht mit halbherziger Inszenierung oder mit Standardvorträgen, sondern nur mit einem bis ins letzte Detail durchgeplanten Gesamtkonzept.“ So kommt auch Musik beim ECR zum Einsatz. Die Vorträge der Redner werden mit ihren persön­lichen Lieblingsliedern unterlegt.

Melodien können starke emotionale Träger und Trigger sein, erklärt Prof. Dr. Bernd Schabbing, Professor für Tourismus- und Eventmanagement an der ISM International School of Management Dortmund. „Gerade die Musik unserer Jugend ist eng an die damaligen Emotionen gebunden“, erklärt er. „Trifft man mit der Auswahl den Geschmack und die prägenden Lieder der Jugend der Teilnehmer, kann man diese Gefühle wiedererwecken und sie damit aktivieren und positiver stimmen.“ Da das Gehör nicht absichtlich „abgeschaltet“ werden kann, wirken Melodien selbst im Hintergrund auf unbewusster Ebene. Die Profis der Agentur Vok Dams wissen um diesen Effekt. Auf www.spotify.com/user/vokdams bieten sie Planern eine themenspezifische Playlist, die passende Musikvorschläge für unterschiedliche Anlässe bereithält.

Bild und Ton legen den emotionalen Rahmen fest, doch Liebe geht durch den Magen. Herausragendes Catering lässt die Herzen der Teilnehmer höherschlagen. Die Verpflegung ist das meisterinnerte Element von Veranstaltungen, sagt Prof. Stefan Luppold. Der Studiengangs­leiter BWL – Messe-, Kongress- und Eventmanagement der DHBW Ravensburg beschäftigt sich mit dem Stellenwert des Event-Caterings in der Livekommunikation. Er ist überzeugt: Dessen dramaturgischen Potenziale sollten genutzt werden. „Essen und Trinken bieten sich als Gegenstand zur Inszenierung an, sie können Storytelling unter­stützen und ein Booster für kollaborative, partizipative Konzepte sein. Sie helfen beim Perspektivenwechsel und schaffen nachhaltige Erinnerungen.“

Um zu wirken, muss ein Bezug zum Event-Zweck bestehen. Das Speisenangebot der jährlichen „Falling Walls Conference“ beispielsweise ist Teil des thematischen Rahmens: Das ausgeklügelte Catering lehnt sich jeweils an das Thema eines Referenten an.

Die Rednerauswahl sowie das Format des Vortragens solle ebenfalls sehr gut durchdacht sein, sagt die Eventforscherin Prof. Dr. Cornelia Zanger, TU Chemnitz. „Viele Veranstaltungen erreichen leider die Zielgruppe nicht. Besonders wenn Referenten auftreten, die kein Charisma haben, die nicht emotio­­­­nalisieren und nur ihre Rede vorlesen. Ein engagierter, glaubhafter und leidenschaft­licher Keynote-Speaker bleibt nachhaltig im Gedächtnis.“

So setzen in der Schweiz Frank Schneider und Christian Muche bei den Protagonisten ihres Digital-Events D:Pulse auf „frische Gesichter, aufrüttelnde Statements und klare Haltung“. Genauso wie die nordamerikanische Innovations-Konferenz TED, die diese Art von Vorträgen perfektioniert hat: die Speaker sind sorgfältig ausgewählt. Bereits ein halbes Jahr vorher gibt es Übungseinheiten vom TED-Team.

Das ist ebenfalls im kleinen Rahmen umsetzbar. Planer von Fachveranstaltungen können und sollen Redner vorab schulen und sensibilisieren. „Nicht jede Führungskraft ist so begnadet wie Steve Jobs“, unterstreicht Sabine Clausecker, Mitgründerin der Kommunikationsagentur CB.e in Frankfurt. „Aber wir können aus den Speakern in Coachings im Vorfeld zumindest Steve Jobs’ kleine ‚Brüder und auch Schwestern‘ herauskitzeln.“