CIM 2019/2 Management

Gemeinsame Anstrengung

// Johanna Müdicken

Vom 24. bis 27. März 2019 war in Frankfurt das 45. EBMT-Jahrestreffen zu Gast. Ermöglicht hat das eine enge Zusammenarbeit von Stadt, Tagungsort und Wissenschaft.

Über 5.000 Delegierte nahmen am 45. EBMT Annual Meeting. Photo: Messe Frankfurt/Pietro Sutera.

Der Kongress fand im Forum, Congress Center und der Halle 5 statt. Photo: Messe Frankfurt/Pietro Sutera.

Die Ausstellungshalle bot auch Platz für Pausen zwischen den Veranstaltungen. Photo: CIM/J.Müdicken

Erfolg. Das Annual Meeting der European Society for Blood and Marrow Transplantation (EBMT) ist der weltgrößte Kongress für Stammzell-Therapie. Gemeinsam gelang es der Messe Frankfurt, dem Frankfurt Convention Bureau (FCB) und den Kongressbotschaftern Prof. Dr. Thomas Klingebiel und Prof. Dr. Peter Bader, beide Uniklinikum Frankfurt, die europäisch-rotierende Veranstaltung in die Stadt zu holen.

„Es war eine tolle Zusammenarbeit, die schlussendlich ermöglicht hat, dass wir uns im Wettbewerb durchsetzen konnten“, sagt Prof. Dr. Bader, Präsident des EBMT 2019 Annual Meetings. Er engagiert sich schon lange in der Fachgesellschaft und sieht dies als wichtigen Faktor im Ausschreibungsprozess an.

Im Juni 2015 eröffnete die EBMT das Bidding für 2019. Nach erster, positiver Reaktion auf die Interessensbekundung verschickt Prof. Dr. Bader die offizielle Bewerbung. Im Januar 2016 folgt die Präsentation während des EBMT-Board-Meetings in Barcelona. Die beiden Kongressbotschafter und ihre Kollegin Prof. Evelyn Ullrich sowie die damalige Direktorin Congress Frankfurt der Messe Frankfurt, Claudia Delius-Fisher und FCB-Chefin Jutta Heinrich behaupten sich dort erfolgreich gegen zwei starke Mitbewerber.

Im letzten Schritt verhandelt das Board intensiv über Preise und städtische Unterstützung. Frankfurt erklärt sich bereit, das Networking-Event im Gesellschaftshaus Palmengarten zu unterstützen und Hotelreservierungen für die Teilnehmer zu übernehmen. „Dann kam der Zuschlag“, berichtet Jutta Heinrich. „Die Freude war groß.“

Der Fachgesellschaft gehören mehr als 500 Stammzell-Transplantationszentren aus über 60 Ländern an. Das Jahrestreffen bietet jedes Jahr eine Plattform für den Austausch über die neuesten Entwicklungen der Stammzell-Transplantation sowie der Zelltherapie. Mit über 5.500 Delegierten aus 91 Ländern erreicht Frankfurt den Teilnehmerrekord. Dazu sind 1.068 Abstracts eingegangen. Auf der Agenda stehen 207 wissenschaftliche Vorträge. Die Industrieausstellung bietet 66 Firmen eine Bühne. Rahmen-Events, wie der Networking-Abend, Preisverleihungen oder die Welcome-Reception im Saal Harmonie im Congress Center, runden das Programm ab.

Ein medizinischer Kongress dieser Größenordnung stellt hohe Anforderungen an den Austragungsort. „Das Besondere am Annual Meeting ist, dass es mehrere parallellaufende Kongresse beinhaltet“, erklären EBMT-Geschäftsführer Andreu Gusi und Betriebskoordinator Bora Çelikel. Es muss eine Location gefunden werden, die diese koordinatorische und räumliche Aufgabe stemmen kann.

Neben den Breakout-Räumen für Vorträge, braucht es ferner Platz für Poster- und Industrieausstellungen. Mit der Kombination der drei Messegebäude Forum, Congress Center und der Halle 5 sowie flexiblen Raumbauten und -teilungen realisiert die Messe die individuellen Ansprüche. Weitere Voraussetzungen sind: zentrale Lage, gute Erreichbarkeit des Kongresszentrums sowie ausreichend Zimmer in der Nähe.

„Dass die Messe im Herzen der Stadt situiert ist und es viele Hotels in der Nähe gibt, hat uns die Organisation einfacher gemacht“, so Andreu Gusi und Bora Çelikel. Alle Services, vom Catering, über die Technik, Sicherheit und Hostessen, bis hin zum Raum- und Standbau, werden von der Messe Frankfurt bereitgestellt und koordiniert. Die Aussteller bestellen die Services direkt im Messe-Online-Shop.

Eine logistische Herausforderung besonderer Art ist das dichte Vortragsprogramm. Dieses erfordert oft schnelles Umbauen. Von Montag auf Dienstag müssen im Saal „Areal“ für den Wechsel der Inhalte 460 Poster-Wände neubestückt werden. Der Tausch gelingt, dank eines eingespielten Service-Teams. Drei Projektleiter der Messe Frankfurt sind jeweils gebäudespezifisch aufgestellt. Um Reinigung, Umbauen, Möblierung und Beschilderung kümmern sich 20 Personen.
Die eng getaktete Agenda lässt nicht viel Zeit für Essenspausen. Der Caterer Accente Gastronomie Service stellt kurzerhand die Mahlzeiten in Form von Lunchboxen zum Mitnehmen zur Verfügung. Dieses Quick-Catering habe sich bewährt, berichtet Romina Gowin-Becker, neue Leiterin von Congress Frankfurt bei der Messe Frankfurt. „Künftig wollen wir dieses Konzept, gerade im Hinblick auf weiteres Reduzieren des Verpackungsmülls, mit Accente weiterentwickeln.“

Für die Messe Frankfurt, das Convention Bureau und die Kongressbotschafter haben sich die dreijährige Akquise und alle Anstrengungen gelohnt. Langfristige Bidding-Prozesse gehören zwar zum täglichen Geschäft von Messe und FCB, doch das Gewinnen eines internationalen Kongresses wie des EBMT, ist etwas Besonderes: „Die erfolgreiche Akquise und Durchführung des EBMT Annual Meetings 2019 zahlt auf das Image der Messe Frankfurt als Top-Standort für internationale wissenschaftliche Kongresse ein“, betont Romina Gowin-Becker: „Das ist eine sehr wichtige Zielgruppe für unser Gastveranstaltungsgeschäft.“

Auch Frankfurt habe vom Kongress profitiert, bestätigt Jutta Heinrich: „Das Annual Meeting hat der Stadt rund 5 Mio. Euro Umwegrentabilität – also Ausgaben der Gäste für Hotel, Gastronomie, Mobilität, Mitbringsel oder ähnliches – gebracht.“ Und im Juni 2020 kommt bereits das nächste, international-renommierte medizinische Event. Dann wird auf dem Gelände der Messe Frankfurt der Kongress der European League Against Rheumatism (EULAR) zu Gast sein. Der EULAR ist mit knapp 15.000 Teilnehmern einer der größten Europas und unterstreicht einmal mehr das medizinische (Kongress-)Know-how der Mainmetropole.