CIM: 2006 hatte Finnland die EU-Ratspräsidentschaft. Was bedeutet das für Ihr Land?
Anja Vilo: Die Übernahme der EU-Ratspräsidentschaft war eine großartige Möglichkeit, durch den Tagungsvorsitz und die Repräsentation der EU nach außen zur europäischen Agenda beizutragen. Die Ratspräsidentschaft verleiht einem Land hohe Aufmerksamkeit sowohl in den Medien als auch in der internationalen Politik.
23.600 Delegierte tagten in 20 Gemeinden. Wie haben Sie die Städte ausgewählt?
Wir wollten die Tagungen in verschiedenen Regionen Finnlands halten. Als wir anfingen die Alternativen auszuwerten, waren die wichtigsten Kriterien die Größe und Art der Tagung, insbesondere die Tagungsebene, Teilnehmerzahl und das Tagungsprogramm.
Hat das Finland Convention Bureau Sie unterstützt? Wenn ja, wie?
Zu Planungsbeginn haben wir das Finland Convention Bureau kontaktiert. Dies war ja für Finnland die zweite EU-Ratspräsidentschaft. Während der ersten in 1999 erhielten wir mehr Unterstützung vom Finland Convention Bureau bei der Auswahl passender Tagungsstätten. Diesmal brauchten wir nicht so viel Hilfe. Wir haben gute Kontakte zum Finland Convention Bureau.
Was sind die drei größten Herausforderungen bei der Planung von EU-Meetings?
Effiziente Programmgestaltung: EU-Tagungen sind oft kurze, übersichtliche Veranstaltungen. Die EU-Spitzenpolitiker besuchen ständig Tagungen und wollen einen reibungslosen und effizienten Ablauf. Je höher die Tagungsebene, desto voller das Programm und desto wichtiger ein ungestörter Veranstaltungsablauf. Gastfreundschaft: Die Atmosphäre sollte entspannt und angenehm sein. Die Veranstaltungsorte sollten die ausländischen Gäste mit offenen Armen aufnehmen. Sicherheit: Sie wird immer wichtiger. Das Gastgeberland muss die Gäste auf höchster Ebene schützen. Sicherheit ist Teil des Gesamtprogramms, wie z.B. Unterkunft, Transport, Mahlzeiten und Rahmenprogramm.
2007 übernehmen Deutschland und Portugal die Ratspräsidentschaft: Welchen „heißen Tipp“ möchten Sie Ihren Kollegen geben?
Die EU hat sich vergrößert, neue Mitgliedsstaaten arbeiten mit an der EU. Das bedeutet, dass die Dimensionen größer geworden sind. Diese größeren Dimensionen führen zu mehr Herausforderungen, machen aber auch das Organisieren und die Ergebnisse spannender!
Anja Vilo war Leiterin des Sekretariats für die finnische EU-Ratspräsidentschaft. www.eu2006.fi
