Dass man mit Geld alles kaufen kann, ist ein Trugschluss. Dass man ohne ein großzügiges Budget hochklassige Incentive- Reisen organisieren kann, auch.
Heißt also: Entsprechende finanzielle Mittel müssen auf exzellente Planung und viel Erfahrung treffen, damit am Ende ein gelungenes Incentive herauskommt.
„Exklusive Erlebnisse“ werden immer wieder genannt, wenn es um das Geheimnis von Highend-Reisen geht. Und das stimmt natürlich auch, wie Bernd Risius, Managing Director von HR Hospitality in Hannover, bestätigt: „Ein erstklassiges Incentive zeichnet sich vor allem durch Exklusivität, individuelle Erlebnisse und eine perfekte Organisation aus.“ Der Mehrwert einer solchen Reise liege zudem in außergewöhnlichen Locations sowie maßgeschneiderten Programmen, die den TeilnehmerInnen „unvergessliche Momente bescheren““.
Erlebnisse, die man nicht buchen kann
Für Risius geht es darum, Erlebnisse zu schaffen, die weit über das hinausgehen, was regulär buchbar wäre – sei es ein privates Konzert, ein exklusives Dinner an einem außergewöhnlichen Ort oder ein einzigartiger Zugang zu besonderen Sehenswürdigkeiten.
Die Full-Service-Agentur für Live-Kommunikation marbet, Teil der Würth-Gruppe mit Hauptsitz in Schwäbisch-Hall, bestätigt dies – und betont die Bedeutung so genannter „Soft Facts“. „Die Qualität der Reise- Elemente muss natürlich als Grundvoraussetzung dem versprochenen Erlebnis entsprechen“, so Katja Müller, Account Director bei marbet. „Doch erst durch die Kombination aus exzellentem Service und emotionaler Leidenschaft des Planungs-Teams werden diese Elemente wirklich lebendig.“
Es seien die MitarbeiterInnen, die mit Empathie, Geduld und einer „kompromisslosen Professionalität den Unterschied machen und Erlebnisse schaffen, die man nicht einfach kaufen kann“. Ein Barometer dafür, ob eine Reise gelungen sei, „ist für uns immer, wie häufig das Team und die Gäste gemeinsam lachen“.
Ein Vertriebs-Incentive, das Katja Müller in besonders guter Erinnerung hat, ist eine Reise mit 150 TeilnehmerInnen aus der Schweiz nach Lissabon. „Die größte Herausforderung war, dass die ganze Planung und Kommunikation dreisprachig ablaufen musste – und dass die meisten Gäste jeweils nur eine Sprache beherrschten.“ Dennoch wurden die TeilnehmerInnen sprachübergreifend auf die Tische verteilt – und siehe da: „Am Ende wurde auf einer Dachterrasse mit Blick auf den Tejo gemeinsam geredet, getanzt und gelacht, ein unvergessliches Teamgefühl!“
Vertrauen ist alles
Ebenfalls unabdingbar ist das Vertrauen, das Kunden der Agentur entgegenbringen müssen. Das gilt nicht nur für die Akquise von Neukunden, sondern auch für die weitere Zusammenarbeit mit bestehenden Partnern. Insbesondere, wenn viel Geld und wichtige Geschäftspartner im Spiel sind, müssen sich Kunden darauf verlassen können, dass während der Reise (und auch schon vorab in der Planungsphase) alles nach Wunsch funktioniert.
Kunden, die hohe Budgets investierten, erwarteten daher laut Bernd Risius nicht nur exzellente Qualität, sondern auch einen Partner, der ihre Vision sowie die Ziele und spezifischen Anforderungen des Events versteht und zuverlässig umsetzt. „Referenzen und persönliche Empfehlungen spielen eine große Rolle. Zudem helfen maßgeschneiderte Konzepte, die den Wert eines hochwertigen Incentives greifbar machen.“
Bei der Auswahl von Hotels, Flügen und Ausflügen hätten Qualität, Exklusivität und Service oberste Priorität. Bei der Unterkunft gehe es daher nicht nur um die Sterne-Klassifizierung, sondern vor allem um die Atmosphäre, die Authentizität und den persönlichen Service. „Die Lage und bisherige Erfahrungswerte mit dem Hotel sind ebenfalls entscheidend“, so Risius. Vor-Ort-Termine vorab sowie die Zusammenarbeit mit handverlesenen lokalen Partnern seien daher unerlässlich.
Doch was tun, wenn auf der Reise doch nicht alles nach Plan läuft? Schließlich kann man für jede Eventualität vorgesorgt haben – und dann passiert trotzdem etwas, womit niemand gerechnet hatte. Bei der Agentur marbet aus Schwäbisch Hall lautet die erste Devise in einem solchen Fall: „Ruhe bewahren und die Gäste beruhigen!“ Und dann Notfallpläne gewissenhaft abarbeiten.
„Wie beim Arzt entscheidet sich auch die Qualität einer Event-Agentur in Notfällen oder undurchsichtigen Situationen“, so Müller.
Kontakte, Kontakte, Kontakte
Ein weiteres Element, das den Unterschied zwischen einem Highend- und einem 08/15-Incentive ausmacht, sind die Kontakte vor Ort. „Der Goldstandard“, wie es bei marbet heißt. Diese Kontakte ermöglichten Erlebnisse, die weit über das Übliche hinausgingen – sei es der exklusive Zugang zu einem Künstler oder ein privates Abend-essen in einem sonst unzugänglichen Restaurant. „Persönliche Verbindungen sind entscheidend, um das Besondere zu schaffen, das es in der Art nicht zu buchen gibt“, sagt Katja Müller. Es sei daher immer hilfreich, auf der ganzen Welt gute Kontakte zu haben – „sei es zum Restaurantleiter, zum Taxifahrer, zum Tierpfleger, zum Stadtführer oder zum Bürgermeister“.
Auch Planer, die schon sehr viel von der Welt gesehen haben, haben noch Träume. Für Bernd Risius ist das ein Event in einem Luxus-Camp in der Antarktis: „Es gibt dort ein High-End-Resort, das nur wenige Wochen im Jahr geöffnet ist. Die Gäste werden alle mit einem Privatjet eingeflogen und es ist sicherlich eine Once-in-a-lifetime Experience, die alle Erwartungen übertrifft.“
Susanne Layh
