Laut GBTA steigen die Reisekosten bis 2022 auf 1,7 bn US-Dollar. Wie stark belasten Geschäftsreisen Unternehmen?
Dienstreisen sind nach dem Personal der größte Kostenfaktor. Nahezu jede zweite Firma überschreitet regelmäßig ihr Reisekostenbudget, dabei gibt es enorme Einsparpotenziale.

Was für Einsparpotenziale sind das?
Das richtige Transportmittel ist wichtig. Bei Gruppen rechnet sich ein Auto, Singles reisen mit der Bahn oft günstiger. Bei Kurzstrecken sind Transferdienste besser als Taxen. Auch lohnt sich der Blick auf Treueprogramme von Airlines und Hotels. Letztere bieten oft Festpreise für Stammkunden an, das gilt auch beim Mietwagen. Professionelle Firmendienste haben diese Punkte im Blick.

Stichwort Timing – wann buche ich meine Dienstreise?
Das hängt vom Ziel ab. Buchungen im Januar oder sonntags sind oft günstiger als im Mai oder freitags. Bei Onlinebuchungen hilft es, öfters die Cookies zu löschen. Suchmaschinen merken sich Recherchen.

Das klingt zeitraubend. Wie kann man den Aufwand minimieren?
Indem man automatisiert und Expertenwissen nutzt. Acht von zehn Firmen setzen auf manuelle Prozesse, dabei vereinfachen Travelmanagement-Systeme viele Abläufe. Spezialisierte Dienstleister unterstützen bei der Recherche und Abrechnung.

Wie behält man da als Unternehmen die Kontrolle?
Wichtig sind klar formulierte Reiserichtlinien. Diese müssen an die wirtschaftliche Lage angepasst und geprüft werden. Jede zehnte Abrechnung ist nicht konform, beanstandet werden nur knapp zwei Prozent. Dienstleister helfen, Richtlinien im Abrechnungsprozess zu verankern und das Reisevolumen zu überblicken.