Wie viele und welche Art von Veranstaltungen führt Randstad Deutschland im Jahr durch?
Wir sprechen von einer Größenordnung von rund 500 Veranstaltungen. Hierbei handelt es sich um interne Seminare, Teambuildung-Maßnahmen, Assessment-Center, Tagungen, Kick-offs für 150 bis 500 Personen und vereinzelte Großveranstaltungen.
2009 haben Sie Kennzahlen für Veranstaltungen eingeführt. Wieso?
Es ging uns um bessere Reportings, eindeutigere Zuordnung, Übersichtlichkeit, Budgetkontrolle und Detailgenauigkeit. Wir wollten die genaue Anzahl und die damit verbundenen Kosten unserer Veranstaltungen kennen.
Wie sind Sie vorgegangen?
Die Einrichtung der Kennzahlen geschah im Zuge der Neuausrichtung des Veranstaltungsbereichs, die einen zentralisierten Anfrageprozess zur Folge hatte. Meine Abteilung Travel Services fungiert seither als Schnittstelle zwischen den Fachabteilungen. Mit unserem langjährigen Partner AirPlus haben wir das Abrechungsprogramm „Meeting Solution“ eingeführt. Damit war der erste Schritt getan. Auf ihn folgte die Einführung von Kennzahlen. Diese haben wir gemeinsam mit unserer Buchungsplattform ehotel.com und AirPlus definiert und direkt in den Abrechnungsprozess übernommen. An den Kreditkartenabrechnungen von AirPlus können wir die Kosten für Tagungspauschalen, Frühstücke, Kost und Logis ablesen. Wir sehen ganz genau, wie viel Geld wir wofür ausgegeben.
Nennen Sie uns bitte Ihre drei wichtigsten Kennzahlen.
Alle unsere Kennzahlen sind wichtig, deshalb kann ich keine hervorheben. Insgesamt sind es zehn. Die Kennzahlen und die Auswertungen haben uns schon so manche Diskrepanz zu den Daten der Dienstleister aufgezeigt. Ich kann jetzt jedes Hotel und jede Hotelkette einzeln auswerten und kann mir meiner Daten gewiss sein.
Ist das der Grund, weshalb andere Unternehmen ihre Scheu vor Kennzahlen überwinden sollten?
Die Frage ist schwer zu beantworten. Es ist eine Abwägung von Für und Wider. Schließlich ist es ein großer Aufwand. Die Unternehmen sollten sich aber die vielfältigen Benefits verlässlicher Zahlen und die damit verbundenen Möglichkeiten zur aktiven Steuerung vor Augen halten. Wichtig ist, dass alle beteiligten Mitarbeiter der Fachabteilungen mit am Tisch sitzen, bevor Kreditkarten und Kennzahlen eingeführt werden. In der heutigen Zeit wird Kostenbewusstsein groß geschrieben und dann bringt uns nur Transparenz weiter.
