Ebelsbach, Troisdorf. Fehlerhafte Hotelrechnungen, manuelle und komplexe Abrechnungsprozesse, lückenhafte Reportings und fehlende Standards? Vorbei! Die meetago group integriert mit itelya’s smart.billing.meet einen rechtssicheren End-2-End-Bezahlprozess für Tagungen und Gruppenbuchungen in ihr Online Meeting Tool. Die zu erwartende Neuregelung des Paragraph 25 des deutschen Umsatzsteuergesetzes und dessen damit einhergehende Harmonisierung auf europäischer Ebene werden massive Auswirkungen für Unternehmen mit sich bringen.
Besonders bei herkömmlichen Bezahlprozessen durch eine Agentur (sogenanntes Central Billing) werden sich MICE Buchungen um sieben bis 19 Prozent verteuern, da bei dieser Form der Bezahlung Rechnungen nicht mehr zum Vorsteuerabzug berechtigen. Zudem stehen dieser Bezahlform auch rechtliche Risiken für das Reisebüro/ den Vermittler gegenüber, da der Vermittler rechtlich zum Veranstalter wird und somit anderen Haftungsrisiken ausgesetzt ist.
„Vor diesem wichtigen Hintergrund bedurfte es einer Lösung, die den geänderten gesetzlichen Regelungen Rechnung trägt, für unsere Nutzer die Bezahlung und Abrechnung von Tagungs- und Gruppenbuchungen stark vereinfacht und darüber hinaus global skalierbar ist,“ sagt Udo Lülsdorf, CEO der meetago group.
Basis für diesen Prozess ist die zentrale Abrechnung und Genehmigung von Hotelaufenthalten: Bei meetago Nutzern, die die Payment-Option nutzen, wird zukünftig bei jeder Veranstaltungsbuchung automatisch eine virtuelle Kreditkarten-Nummer für das hinterlegte Firmenkonto generiert und an das gebuchte Hotel übermittelt – unabhängig davon, welches Kreditkartenprodukt der Kunde nutzt. Die Transaktionshöhe und die Gültigkeitsdauer der virtuellen Kreditkarte, die gleichzeitig als Zahlungsgarantie gilt, sind individuell festgelegt.
Statt einer pauschalen Abrechnung erhält die Finanzabteilung nach Ende der Veranstaltung elektronisch eine verifizierte und bis ins Detail heruntergebrochene Auflistung der während der Tagung angefallenen Kosten – von Konferenzraum, Technik über WLAN bis hin zu firmenindividuellen Informationen wie Kostenstelle, Personalkennziffer oder Projektnummer. Selbst die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze werden einzeln ausgewiesen.
Mehr Datentiefe – rund 60 Prozent weniger Aufwand. „Dafür führen wir sämtliche Buchungs-, Zahlungs- und Rechnungsdaten zusammen“, erklärt Christopher Hecht, Chief Sales Officer (CSO) Payment- and Customer-Solution bei itelya: „Wir digitalisieren die Rechnung und prüfen sie nach dem Umsatzsteuerrecht des jeweiligen Landes oder individuell vorgegebenen Kriterien. Finden wir Fehler, nehmen wir Kontakt mit dem Rechnungssteller auf und sorgen dafür, dass die Rechnung korrigiert wird. Der Kunde erhält die Rechnung also erst, wenn sie einwandfrei ist. Dadurch spart er sich enorme Aufwände, die durch die Prüfung und Reklamation entstehen würden. Bei internen Analysen konnten wir eine Zeitersparnis bei der Abrechnung von rund 60% für jeden Bezahlvorgang messen.“ Des Weiteren findet der automatisierte Abgleich zwischen Bestellung und Abrechnung statt.
Unternehmen, die das meetago Online Meeting Tool im Einsatz haben, erlaubt diese Aufschlüsselung/ Konsolidierung bis dato kaum fassbarer Tagungsausgaben eine deutlich verbesserte Kontrolle und aktive Steuerung. Dem Einkauf liefert sie heiß begehrte Kennzahlen und Statistiken zur Kontingentsteuerung oder für Preisverhandlungen mit der Hotellerie. Überdies erfüllt die Datenanreicherung virtueller Kreditkarten auf Level-3-Niveau (für den automatisierten Export in ERP-Systeme) eine Grundvoraussetzung für einen digitalisierten End-to-End-Prozess.
Oliver May, Executive VP Sales der meetago group, fügt hinzu: „Unser gemeinsames Ziel ist es, die Konsolidierung aller im Zusammenhang einer Tagung anfallenden Kosten über meetago buchbar- und abrechenbar zu machen. Wir freuen uns, unseren gemeinsamen Kunden mit smart.billing meet eine wegweisende Lösung anbieten zu können. Eine Lösung, die zudem ein wichtiger Baustein dafür ist, ein nahtloses Nutzererlebnis zu bieten und die Arbeit für unsere Kunden zu vereinfachen.“
