Branchendaten zeigen deutliche Unterschiede bei der Bearbeitung von MICE-Anfragen. Wie Erhebungen des MICE Benchmark Report von MICE DESK zeigen, antworten 36 Prozent der Hotels nicht auf entsprechende Anfragen, weitere 11 Prozent versenden Absagen. Von den 46 Prozent, die Angebote erstellen, liefern 8 Prozent innerhalb von 24 Stunden vollständige und qualifizierte Unterlagen. Studien wie die MIT Lead Response Management Study weisen darauf hin, dass eine schnelle Reaktion die Abschlusswahrscheinlichkeit erhöht. Die VenueSuite MICE Benchmark 2025 kommt zu dem Ergebnis, dass Häuser mit einer Antwortzeit von 30 Minuten höhere Konversionsraten erzielen als Betriebe mit einer Reaktionszeit von 24 Stunden.

Reaktionsgeschwindigkeit als Wettbewerbsfaktor im MICE-Markt

Mit der Einführung einer automatisierten Lösung zur Angebotserstellung hat das Hotel am Schlosspark Gotha seine Reaktionszeit auf MICE-Anfragen deutlich verkürzt. Laut Veranstaltungsleiter Sebastian Klug werden maßgeschneiderte Angebote für Tagungen, Seminare und Konferenzen innerhalb von ein bis zwei Minuten erstellt und an InteressentInnen übermittelt. Zum Einsatz kommt die Plattform Eventmachine.

Die eingesetzte Automatisierungslösung ermöglicht nach Angaben des Anbieters die Erstellung individualisierter Angebote einschließlich Preisberechnung, Raumoptionen, Catering-Auswahl und Verfügbarkeitsprüfung in unter zwei Minuten. Manuelle Prozesse benötigen hierfür üblicherweise deutlich mehr Zeit. Für Hotels mit einem monatlichen Angebotsvolumen im mittleren fünfstelligen Bereich kann die Reaktionszeit nach Einschätzung von MarktbeobachterInnen relevante wirtschaftliche Auswirkungen haben.