Industrie

Kongresse digitalisieren

// CIM-Redaktion, jm

Erlebnisorientierter,  nachhaltiger,  smarter:  Die  Ansprüche  an  die  Veranstaltungsbranche wachsen.  Sowohl  von  Seiten  der  Besucher,  die  ein  Maß  an  Individualität  und  Sensation fordern,  als  auch  von  Seiten  des  Veranstalters  selbst,  der  einen  möglichst  smarten, unkomplizierten   Ablauf   erwartet   ohne   dabei   Veranstaltungsbudget   und Nachhaltigkeitsaspekte aus den Augen zu verlieren. convivus hat sich der Herausforderung gestellt und neue Ideen für seine Kongresse entwickelt.

Photo: convivus

Nürnberg. convivus hat im Jahr 2018 an einem neuen Konzept gearbeitet. Im Vordergrund stehen der Digitalisierungsgedanke, Papier, Zeit und Kostenersparnis.  Der  erste  Schritt  des  Konzepts  kann  nun  Anfang  2020  die  Veranstaltungen  der  MCN Medizinischen Congressorganisation Nürnberg AG und convivus, den Geschäftsbereich für nicht medizinische Veranstaltungen, erobern.  „Unsere Stelen übernehmen nun das Scannen für uns!“ freut sich Thorsten Böhm, Vorstand der MCN AG.

Bisher wurden der Besuch am Kongress und das Besuchen einzelner Vorträge durch Personal am Tagungsschalter und vor den Vortragssälen registriert.  Gerade für zertifizierte Kongresse, wie es beispielsweise im medizinischen Bereich der Fall ist, ist dies äußerst penibel und exakt durchzuführen. Schließlich darf nur der Teilnehmer eine Zertifizierung erhalten, der die Veranstaltung oder den Vortrag auch wirklich besucht hat.  Ab 2020 soll dies eine Maschine übernehmen die, dank ihres flexiblen Handlings, vor Ort eingesetzt werden kann.  Das Besondere ist die „Kommunikation“ des Automaten mit dem Ticket des Teilnehmers und der neuen Software.  Die  Besucher  finden  auf  ihren  Badges  einen  Code,  welchen  sie  von  den  Automaten einscannen lassen. Hinter diesem Code versteckt sich, nicht nur wer der Teilnehmer ist, sondern auch welche Kurse er gebucht hat, ob er vor dem richtigen Vortagssaal steht und welche Kurse er bereits gezahlt hat.  Entwickelt und gebaut wurden die kleinen Helfer von der hauseigenen IT-Abteilung des PCO’s. Frank Tasche, der Instrukteur der Idee, ist angetan: „Wir freuen uns auf den ersten Einsatz auf einem medizinischen  Kongress  Anfang  Februar  in  Nürnberg  und  sind  gespannt  wie  sich  die  ersten Prototypen noch weiter ausbauen lassen.“  

Der  nächste  Schritt  soll im  Jahr  2020  weiter  ausgefeilt  werden.  Zukünftig  soll  das Registrierungsverfahren  auch  per  Mail  oder  Handy  laufen  und  das  aushändigen  der Teilnehmerunterlagen soll ähnlich der digitalen Bordkarte erfolgen.  Vorteile bringen die Automaten bereits für 2020.  Der  Besucher muss nicht  mehr  extra  an  den Tagungsschalter laufen um sich zu registrieren und spart somit viel Zeit. Die Zertifikate können im Nachgang online heruntergeladen werden. Auch die Warteschlangen vor den Vortragssälen werden bald Vergangenheit angehören. Der Veranstalter spart sich hier die hohen Personalkosten.  Weitere Gedankengänge sind den Zweck der Scannerstelen in Zukunft zu variieren.  Je nach Veranstaltungstyp und Anforderungen könnte man sich vorstellen, die Automaten auch anderweitig zum Einsatz kommen zu lassen: Für Aussteller wäre es eine einfache Methode sich die Daten von interessierten Besuchern zu merken. Der Automat würde davor am Stand des Ausstellers stehen, den Teilnehmercode scannen und am Ende alle gescannten Teilnehmer listen.  Auch Handouts oder andere Informationen können an Interessierte verschickt werden, scannen sich diese an Robotern ein, die entsprechend gekennzeichnet sind. Denn diese können alleine, ohne fremde Hilfe, am Kongress stehen und von Jedermann bedient werden. 

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