Auswärtstätigkeiten sind mit Kosten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber verbunden. Wer diese über die Reisekostenabrechnung geltend macht, muss einige Punkte beachten, um die volle Erstattung zu erhalten und zugleich Steuerrecht und firmeninterne Richtlinien einzuhalten. Andernfalls kommt es schnell zu unliebsamen Steuernachzahlungen. Die Travel Agency Accounting GmbH (TAA) ist Spezialist für alles rund ums Thema Reisekosten und Buchhaltung und zeigt in zehn Schritten, wie man seine Kosten bestmöglich bestimmt, abrechnet und belegt.
Schritt 1: Legen Sie, sofern sinnvoll, eine erste Tätigkeitsstätte fest: ALLES Geschäftliche außerhalb dieser (i.d.R. der Hauptarbeitsplatz) ist eine Auswärtstätigkeit und somit steuerlich absetzbar bzw. erstattungsfähig. Wenn Sie keine erste Tätigkeitsstätte festgelegen (ist auch nicht zwingend notwendig), ist Vorsicht geboten: Eine erste Tätigkeitsstätte kann rückwirkend zugeordnet werden, wenn zum Beispiel Zeit und Regelmäßigkeit eine Rolle spielen. In einem solchen Fall kann die Aberkennung der steuerfreien Beträge drohen.
Schritt 2: Rechnen Sie auch kurze Auswärtstätigkeiten ab: Fahrtkosten für Kundentermine, Weiterbildungen und dienstliche Einkäufe sind ebenso absetzbar wie lange Dienstreisen. Auf das Jahr gerechnet ergeben sich hier oft stattliche Summen!
Schritt 3: Führen Sie ein Fahrtenbuch: Kosten für Mietwagen, Flüge, Bahn- und Busreisen können in voller Höhe erstattet werden, bei Privatfahrzeugen ist die Kilometerpauschale (30 Cent pro Kilometer) beliebt. Allerdings erstattet diese nur den Minimalbetrag und lohnt sich eher bei sparsamen, wartungsarmen Fahrzeugen. Besser: Ein Fahrtenbuch dokumentiert alle Kosten und zeigt, ob die Pauschale oder ein individueller Kilometersatz höhere Erstattung bringt.
Schritt 4: Sparen Sie bei Reisenebenkosten: Neben klassischen Kosten für Parkplätze, Eintrittsgelder und (dienstliche) Telefonate können auch Trinkgelder, Unfall- und Wertverluste abgerechnet werden! Aber Achtung: Bewahren Sie alle Rechnungen, Quittungen und Belege auf. Ist für einen Posten kein Beleg vorhanden, hilft im Einzelfall ein Eigenbeleg als Nachweis.
Schritt 5: Begrenzen Sie den geldwerten Vorteil: Bezahlt der Arbeitgeber auf einer Reise unter acht Stunden eine Mahlzeit, muss der Sachbezugswert (1,77 Euro für Frühstück, 3,30 Euro für Mittag- und Abendessen) über das Gehalt versteuert werden. Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater, ob es weitere Sachbezüge des Mitarbeiters gibt, 44 Euro sind der maximale Betrag pro Monat. Falls nicht, lassen Sie prüfen, ob die Verpflegungswerte hier in die „Freigrenze“ einfließen dürfen, sodass diese nicht über das Gehalt versteuert werden müssen.
Schritt 6: Verrechnen Sie Verpflegungsmehraufwendungen: Ab acht Stunden Abwesenheit wird die kleine Pauschale bezahlt, für 24 Stunden gibt es die volle Pauschale. Für Abwesenheiten unter acht Stunden pro Tag gibt es keine Verpflegungspauschale.
Schritt 7: Nutzen Sie die Über-Nacht-Pauschale: Wer nachts reist, kann die kleine Pauschale abrechnen, selbst wenn die Abwesenheit an beiden einzelnen Tagen jeweils unter acht Stunden liegt. Das ist der Fall, wenn eine Reise nach 16 Uhr beginnt und vor 8 Uhr des Folgetages endet. Voraussetzung ist, dass die gesamte Reise über Nacht die Dauer von acht Stunden überschreitet.
Schritt 8: Nutzen Sie Auslandspauschalen: Im Ausland werden oft höhere Pauschalen gezahlt und in den Städten nochmals höhere als auf dem Land. Wer an einem Tag sowohl im In- als auch im Ausland tätig ist, sollte die Pauschalen vergleichen, denn bei Anreisen ins Ausland gilt die Pauschale des vor 24 Uhr erreichten Landes und bei Rückreisen aus dem Ausland wird die Pauschale des Landes erstattet, in dem der Reisende zuletzt tätig war.
Schritt 9: Nutzen Sie Dauerbescheinigungen: Seit Juli 2019 ist es Pflicht, eine maschinelle A1-Bescheinigung mit sich zu führen. Das gilt für Reisen in EU-Staaten und Länder, die ein Sozialabkommen mit Deutschland haben (China, USA). Bei Nicht-Beachtung drohen Geldstrafen oder Beschäftigungsverbote. Es gibt Dauerbescheinigungen für 5 Jahre/8 Länder.
Schritt 10: Umgehen Sie die Drei-Monats-Frist: Wer mehr als 2 Tagen pro Woche am selben Einsatzort ist, tappt in die Falle der Drei-Monats-Frist. Verpflegungsmehraufwendungen werden dann nur noch 90 Tage steuerfrei erstattet. Dies umgeht man, wenn man die Auswärtstätigkeit für vier Wochen unterbricht (z.B. Urlaub) oder im Auftrag verschiedener Kunden handelt.
Wer diese Punkte beachtet, holt das Beste aus seiner Reisekostenabrechnung raus. Gängige Softwarelösungen können dabei unterstützen, chaotische Zettelwirtschaften zu vermeiden. Das beschleunigt den Abrechnungs- und Erstattungsprozess und hilft, den Überblick zu behalten.
Mit Blick auf Personalkosten und Zeitmanagement lohnt es sich, den Abrechnungsprozess professionell managen zu lassen. Spezialisierte Dienstleister wie die TAA arbeiten kosten- und zeiteffizient, haben alle Pauschbeträge im Blick, berücksichtigen firmeninterne Richtlinien und kennen die jeweiligen Steuersätze für die abzurechnenden Posten. Denn bei falscher oder lückenhafter Abrechnung riskiert man Ärger mit dem Finanzamt und verschenkt schnell mehrere hundert Euro, wie die angefügten Beispiele (siehe Bilder) zeigen.
Beispiel 1: 35€ gespart! (Dienstreise innerhalb Deutschlands)
Beispiel 2: 111€ gespart! (Dienstreise ins Ausland)
Tipp von TAA-Geschäftsführer Adrian Brehm: „Wer An- und Abreise zeitlich clever plant und Steuervorteile voll ausschöpft, spart teilweise viel Geld. Lassen Sie sich am besten von Experten beraten“.
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