Prag. Der mit Spannung erwartete 14. UIA Round Table Europe am 18. und 19. November 2021 im Prague Congress Centre in Prag mobilisiert 131 Teilnehmende, die 98 internationale Verbände aus 34 Ländern repräsentieren. Nach der positiven Erfahrung der Union of International Associations (UIA) mit dem rein virtuell veranstalteten UIA Round Table Asia im September 2020 in Seoul, ist auch die Hybrid-Premiere des UIA Round Table Europe ein voller Erfolg. Die 58 live vor Ort Teilnehmenden erleben im lichten Obergeschoss des Prager Kongresszentrums, Panoramablick über die Stadt inklusive, ein hochkarätiges und inspirierendes Workshop-Programm.
Zum Auftakt präsentiert die UIA External Relations-Managern Carla Fernandez Lopez die aktuelle UIA – MitgliederInnenumfrage 2021, die nach den Auswirkungen von Covid 19 auf die Durchführung internationaler Verbandsmeetings fragt. „Wir hatten auf unseren auf Englisch Französisch und Spanisch formulierten Fragebogen einen Rücklauf von 600 Antworten. Die gute Nachricht ist, dass 54 Prozent der Befragten eine Rückkehr von Präsenzveranstaltungen 2022 erwarten und 84 Prozent überzeugt sind, dass Ihre Organisation die Krise überleben wird“, so Fernandez Lopez. 73 Prozent der Antwortenden glauben an den Fortbestand von online-Formaten, wobei 58 Prozent keinerlei Probleme mit der Technik konstatierten. Einen Rückgang ihrer Einkünfte infolge der Pandemie erwarten 31 Prozent.
„Erstaunlicherweise sind immer noch 49 Prozent der internationalen Verbände nicht vertraut mit dem Serviceangebot von Convention Bureaus und haben noch nie ein CVB kontaktiert“, berichtet die UIA External Relations-Managerin. Im Fall einer Inanspruchnahme von CVB-Services wünschten sich 16 Prozent Unterstützung bei der Auswahl einer Location. Insgesamt spiele die Attraktivität einer Destination bei der Entscheidung für eine Präsenzteilnahme wieder eine wichtige Rolle, wobei davon auszugehen sei, dass Meetings insgesamt kürzer würden und im Schnitt 60 bis 80 Teilnehmende bei analogen, und 600 Teilnehmende bei virtuellen Events mobilisierten.
Als „positive Effekte“ der Pandemie wurden der verbesserte Umgang mit technischen Hilfsmitteln und eine Tendenz zur Demokratisierung genannt, insofern die Zunahme virtueller Veranstaltungen auch Bürgerinnen aus Schwellenländern eine einfache Teilnahme ermögliche.
UIA-Präsident Cyril Ritchie bekräftigt in seiner Keynote „Associations in the World: Speaking Truth to Power“, dass bürgerliches Engagement und ethische Standards die Verbände zu bewahrenden Instanzen in einer zunehmend verunsicherten Welt machen. Dabei nähmen sie die oft unterschätzte Rolle von Advokaten für zivilrechtliche, friedliche Lösungen im Namen der Menschlichkeit ein. Ritchie empfiehlt zudem die Anerkennung der verbandlichen Werte Konvention durch die United Nations.
Die komplexe globale UIA-Datenbank mit über 75.000 Profilen von internationalen Verbänden ist Gegenstand der Präsentation von UIA-Datenbankentwickler Ryan Brubaker. „Wir Listen auch virtuelle Meetings, wobei Technologie GastgeberInnen als Destinationen der Veranstaltung gelten“, so Brubaker. Historische, aktuell nicht mehr aktive Verbände blieben in der Datei, da man sich auch als wissenschaftliches Archiv des globalen Verbandsgeschehens verstehe. Ein wachsendes Problem sei die betrügerische Listung von Fake Associations.
Nina Gabatan, World Steel Association, gibt in ihrem Workshop wichtige Tipps zur MitgliederInnen-Akquise gibt und appelliert, potentielle MitgliederInnen genau zu identifizieren und agil auf deren Wertvorstellungen einzugehen. „Engagement deckt sämtliche Kontaktpunkte mit dem Kunden ab; Wertevorstellungen sind da oft verschieden. Unsere Aufgabe als Verband ist es, einen extra Wert, zum Beispiel in Form eines jährlichen Reports, bereitzustellen. Wenn wir nicht relevant bleiben, haben wir verloren“, so ihre Botschaft. In der Session des Innovation Coachs Marc Mekki erleben die Teilnehmenden in spielerischer Erfahrung einem Design Thinking-Prozess. „Verabschiedet euch vom Perfektionismus, lasst Fehler zu und habt Mut zum Experiment“ lautet sein Appell, der insbesondere der heutigen volatilen Zeit gerecht werde.
Alle Workshops vor Ort finden auch virtuell statt. Gastgeber Roman Muska, Direktor Prague Convention Bureau und Prague Congress Centre sowie Gründungsmitglied derHybrid City Alliance, leitet gemeinsam mit Bas Schot, The Hague CVB und Professor Radomir Kuzel, International Union of Crystallography, einen Workshop mit wertvollen Tipps zur Durchführung hybrider Events.
Der 15. UIA Round Table Europe wird am 20. Mai 2022 in Brüssel stattfinden, gefolgt vom 16. UIA Round Table Europe am 24. und 25. November 2022 in Rotterdam. Katharina Brauer
