Initialkontakt. Wie wichtig Convention Bureaus für Planer von Verbandskongressen sind, unterstreicht Clara Fernandez Lopez anlässlich des Union of International Associations (UIA) Round Tables Europe im November 2019 in Brüssel. Laut UIA „Survey on International Meetings Issues“ 2018 sind nur 34 Prozent aller Verbände weltweit mit den Dienstleistungen der CBs vertraut; nur 16 Prozent gaben an, die CB-Dienstleistungen zu kennen. „Die Unterstützung von Convention Bureaus kostet nichts. Sie vermitteln Veranstaltungsräume und organisieren Site Inspections sowie vorläufige Buchungen“, erläutert die UIA-External-Relations-Managerin. Durch Kenntnis lokaler Expertise und kommunalen Engagements vor Ort könnten CBs zudem Kongresse mit einem Legacy (Vermächtnis) aufwerten, weiß die Expertin.
Eines der, laut aktuellem UIA Jahresbericht, erfolgreichsten Convention Bureaus, das 472 Veranstaltungen mit jeweils mindestens 50 internationalen Teilnehmern im Jahr 2018 begrüßt hat, ist das Austrian Convention Bureau. Für die professionelle Gastgeberrolle der Alpenrepublik zeichnet seit 2019 Gerhard Stübe verantwortlich.
Vom Engagement der regionalen CBs in Österreich zeugt auch das Vorarlberger Convention Forum, das am 12. Dezember 2019 in Bludenz bereits zum neunten Mal über die Bühne ging. Den 110 Teilnehmern gaben die Referenten Dr. Katharina Turekek, die für Single- statt Multi-Tasking während einer Tagung plädierte, sowie Mag. Lukas Rössler, der die Intensivierung digitaler Vorbereitungsphasen empfahl, wertvolle Impulse.
Exzellente Marketingaktivitäten lassen sich vor allem den CBs in Asien attestieren. Laut UIA-Statistik sind Singapur und Korea 2018 die populärsten Länder für internationale Verbandsmeetings. Koreas Hauptstadt Seoul, die 2019 mehr als 250.000 MICE-Teilnehmer begrüßen konnte, punktet mit dem lokalen Event-Unterstützungsprogramm PLUS Seoul. Es ermöglicht, Veranstaltungen mit maßgeschneiderten Extras so aufzuwerten, dass sie zu Storytelling-Erfahrungen mit hohem Erinnerungswert werden.
Zu den Top-Kongressen 2020 zählen der 25. CardioVascular Summit, der 15. Internationale Kongress der Radiation Protection Association und 24. Internationale Kongress für Klinische Chemie und Labormedizin. „Unser Ziel ist es, unsere Stärke und spezielle lokale Programme so weiterzuentwickeln, dass sie globalen Trends entsprechen“, sagt Don Byun, CEO des Seoul Convention Bureaus. Ende 2019 hat die Stadt den Weltkongress für Gastroenterologie 2023 gewonnen.
Dass erfolgreiche CB-Kampagnen nicht nur eine Frage des Budgets sind, belegt der ICCA Best Marketing Award (BMA) 2019. Die prestigeträchtige Auszeichnung hat das Estonian Convention Bureau (ECB) mit seiner Storytelling-Destinationskampagne „Go wild, Choose Estonia“ gewonnen. Mit Kreativität, Leidenschaft und vollem Einsatz ist es dem nur dreiköpfigen Team um ECB-Managing Director Kadri Karu gelungen, die Jury des 22. ICCA-BMA zu überzeugen. Die Metropole Tallin sowie die Universitätsstadt Tartu und der Ostseeort Pärnu werden 2020 von neuen Flugverbindungen profitieren. Air Baltic eröffnet diese von Tallinn aus nach Rom, Zürich, Hamburg und Nizza.
Auf Kreativität und ein starkes lokales Netzwerk setzt die Ende 2019 gestartete Kongressoffensive „MeetOsnabrueck“. Flankiert von der Website tagungsservice-osnabrueck.de, will sie die Bürger in das Standortmarketing einbeziehen und als potenzielle Botschafter aktivieren. „Jeder, der privat, beruflich oder ehrenamtlich gut vernetzt ist und Lust hat, seine Heimatstadt und –region zum Tagungsort zu machen, soll sich bei uns melden“, sagt Katrin Kusch vom Tagungsteam. Der Deutsche Stiftungstag 2017 war auf die Initiative eines Bürgers in die OsnabrückHalle gekommen. Sie wird im März 2021 Gastgeberin der Green Meetings und Events Konferenz sein.
