CIM: Frau Steinbäcker, wie weit ist die Event-Branche beim Thema KI?

Larissa Steinbäcker: Die Branche hat das Potenzial von KI definitiv erkannt, aber flächendeckend und professionell implementiert ist sie noch nicht. Viele Unternehmen testen Tools, aber strategisch eingebettet ist KI bislang eher selten.

Woran hapert es noch?

Es fehlt oft an konkreten Anwendungsfällen, an Know-how im Team und an der Bereitschaft, Prozesse wirklich umzudenken. Teils entschleunigt auch der/die KundIn durch Richt­linien oder Unwissen.

Was muss also passieren?

Um weiterzukommen, braucht es gezielte Weiterbildung und das Verständnis, dass es ohne nicht mehr geht. Außerdem den Mut zur Automatisierung immer ähnlich ablaufender Aufgaben und klare, verständliche Richtlinien im Umgang mit KI. Ich schätze daher den Einsatz von Verbänden oder dem German Convention Bureau. Sie haben die strategische Auseinandersetzung mit KI zum Thema gemacht und Entwicklungen für die Event-Branche ermöglicht. Ein gutes Beispiel ist der Sustainability Hub for Events des GCB. Das Tool unterstützt PlanerInnen und Destinationen mit KI-basierten Antworten und Checklisten in allen Fragen rund um die Nachhaltigkeit einer Veranstaltung.

Gibt es noch weitere KI-Anwendungen, die sich als besonders sinnvoll heraus­gestellt haben?

Bei Proske setzen wir Künstliche Intelligenz gezielt ein, um strategische Meetings messbarer, effizienter und personalisierter zu gestalten. Unser eigens entwickeltes KPI-Dashboard und Partnerschaften mit ausgewählten KI gestützten Lösungen helfen uns zum Beispiel in der Planungsphase eines Events, komplexe Daten wie Reisedaten, Teilnehmerpräferenzen, CO2-Ausstoß oder historische Kosten mit wenigen Klicks zu analysieren.

Unser Dashboard ist modular aufgebaut und individuell anpassbar – es visualisiert alle relevanten Erfolgskennzahlen in Echtzeit und schafft dadurch eine fundierte Entscheidungsbasis für unsere KundInnen. Dadurch treffen wir Entscheidungen nicht nur schneller, sondern fundierter – etwa bei der Auswahl der bestmöglichen Destination für das nächste Meeting.

Und wenn die Veranstaltung dann läuft?

Während des Events nutzen wir KI-gestützte Tools, wie zum Beispiel unsere eigene virtuelle Plattform magnid, um Teilnehmerverhalten live auszuwerten und Inhalte dynamisch anzupassen. Das ist besonders in virtuellen und hybriden Formaten ein absoluter Gamechanger, aber auch live arbeiten wir mit Partnern, die Engagement und Interaktion durch KI messbar machen können.

Setzen Sie KI auch bei der Auswertung eines Events ein?

Ja. Im Nachgang ermöglicht KI eine transparente und standardisierte ROI-Auswertung, unter anderem durch automatisierte Integration aus Tools wie Cvent oder internen Finanzsystemen. So lassen sich zum Beispiel der Kosten-Nutzen-Faktor pro TeilnehmerIn, der Beitrag zum Unternehmenserfolg oder auch die Entwicklung über verschiedene Event-Formate hinweg präzise darstellen – ein echter Mehrwert für strategische Entscheidungen. Die Ergebnisse helfen unseren KundInnen, den strategischen Wert jedes einzelnen Meetings klar nachzuweisen und mit unserem KPI-Dashboard auf Knopfdruck nachzuvollziehen.

Das klingt nun alles sehr analytisch. Viele Events leben aber ja gerade von kreativen Einfällen und Umsetzungen. Kann KI hier auch schon helfen?

Auch im kreativen Bereich setzen wir Künstliche Intelligenz mittlerweile bei nahezu jeder Konzeptentwicklung ein. Von Key Visuals über Motion Design bis hin zu einem eigens komponierten Karaoke-Song – nahezu alle Elemente werden KI-gestützt entwickelt. So können wir für unsere KundInnen kreative Exzellenz mit maximaler Effizienz und Kostentransparenz verbinden.

Und worauf kann man auch verzichten?

Ich würde tatsächlich sagen, dass ein Verzicht auf Künstliche Intelligenz heute keine Option mehr ist – zumindest nicht, wenn man wettbewerbsfähig bleiben möchte. Entscheidend ist allerdings, wie man KI einsetzt. Es gibt enorme Qualitätsunterschiede – und wer die Technologie nicht versteht oder nicht richtig bedienen kann, wird es schwer haben, sie wirklich sinnvoll und effizient zu nutzen.

Haben Sie ein Beispiel, wie man mit schlecht umgesetzten KI-Anwendungen Leute auch abschrecken kann?

KI-generierte Avatare oder automatisierte Sprecherstimmen in Event-Videos können schnell unpersönlich oder sogar abschreckend wirken, wenn sie technisch nicht ausgereift sind. Ähnlich ist es bei Chatbots – ohne gezielte Schulung und Anpassung an die Zielgruppe führen sie eher zu Frustration als zu echter Hilfe. KI ist also kein Selbstläufer, sondern braucht Kompetenz, Feingefühl und Qualität in der Umsetzung.

Was ist mit der Befürchtung, dass KI Jobs überflüssig macht? Und umgekehrt: Wie entstehen neue?

Auch hier würde ich sagen: Ohne KI geht es einfach nicht mehr. Wer sich der Nutzung verschließt, wird sich früher oder später selbst vom Markt abkoppeln. Die Entwicklung ist längst keine Zukunftsmusik mehr – sie findet jetzt statt. Und wer nicht mitzieht, läuft Gefahr, den Anschluss komplett zu verlieren. Aber: Trotz aller Automatisierung bleibt der Mensch bei Proske das zentrale Element – denn Events sind letztlich für Menschen gemacht. Unser Team bringt Kreativität, Empathie und kulturelle Intelligenz ein. Bei der Zusammenarbeit mit unseren KundInnen sehen wir täglich, wie wichtig die persönliche Beratung, das situative Gespür und die Fähigkeit sind, zwischen den Zeilen zu lesen. KI unterstützt uns sehr dabei, mehr Raum für genau diese menschlichen Qualitäten zu schaffen – sei es bei der Beratung, dem Storytelling oder im Umgang mit kritischen Situationen vor Ort.

Nun zu einem anderen Thema, dem Metaverse. Vor zwei Jahren war es ein absoluter Hype, nun hört man kaum noch etwas davon. Was ist passiert?

Das Metaverse war überhypet und technisch noch nicht reif für den Mainstream. Die Einstiegshürden waren doch recht hoch, vor allem durch teure Hardware wie VR-Brillen, die sich selbst ständig überholt hat. Dazu kam, dass viele Use Cases nicht über einen Wow-Effekt hinausgingen und KundInnen Respekt hatten, ganze Formate im Metaverse durchzuführen. Der Hype flaute ab – nicht zuletzt durch die Prioritätsverschiebung hin zu KI. Trotzdem bleibt das Thema spannend, vor allem für hybride Eventformate, Kongresse und Messen, die immersiver werden sollen.

Halten Sie Ihre Team-Meetings noch im Metaverse ab?

Nicht mehr regelmäßig. Es war ein spannendes Experiment, gerade während Corona, aber auf Dauer war es zu aufwändig – sowohl technisch als auch finanziell, wenn man auf dem letzten Stand sein möchte. Das Metaverse kommt sicher wieder – aber wohl in besserer Form, erschwinglicher für einen flächendeckenden Roll-out und wahrscheinlich enger verknüpft mit KI und Mixed Reality. Da freu ich mich schon jetzt drauf!

Vielen Dank für das Interview, Frau Steinbäcker! Susanne Layh