CIM: Frau Schramm, Veranstaltungen ‧spielen sich derzeit hauptsächlich im virtuellen Raum ab. Welche Vor- und Nachteile bieten digitale Events?
Tanja Schramm: Der große Vorteil von digitalen Events ist die Reichweite. Bei unserem ersten virtuellen Event „Meet Germany goes virtual“ im Mai 2020 konnten wir die Teilnehmerzahl zu unserem größten Summit mit über 560 Fachbesuchern quasi versechs‧fachen.
Auch digitale Events können übrigens emotional sein. Das konnten wir in unterschiedlichsten Momenten dieses Jahr erleben. Ob es die Kreation des Meet Germany Songs gemeinsam mit Meeting Point Berlin war; die musikalische Begleitung am Ende der beiden Tage von Gorilla Funk, DJ M mit der Saxophonistin Jules Kiss & das House of Rock‘n‘Roll oder der sportliche Auftakt mit der Gesundheitslounge.
Allerdings bilden die virtuellen keine Alternative zu Live-Events. Sobald das Ziel der Veranstaltung Networking & Motivation ist, empfehle ich auch in Zukunft immer das Live-Event. Die Menschen wollen in den direkten Austausch gehen, wollen sich in die Augen schauen und gemeinsame Erlebnisse live teilen.
Im Mai 2020 hat Meet Germany zum ‧ersten Mal eine rein digitale MICE-Messe initiiert. Vor welchen Herausforderungen standen Sie bei der Planung?
Wir haben den Aufwand eines virtuellen Events unterschätzt. Dazu kam, dass es auch für uns das erste Event in dieser Form war.
Die erste Herausforderung war die Entscheidung für eine Plattform. Hier erhielten wir von unseren Partnern Meetyoo und Vexcon die Empfehlung, uns an Expo-IP zu wenden. Ein Tool im Baukasten-Prinzip.
Die nächste Entscheidung war, ob wir mit einem Tool für Web-Seminare arbeiten. Hier hatten wir das große Glück, dass der Geschäftsführer unseres Jahrespartners – Nikkus Digital Solutions – Nikola Nikolov auf uns zukam und sagte: „Lass es uns ordentlich machen und der Branche zeigen, wie ein virtuelles Event aussehen kann.“ Und das ließen wir uns nicht zweimal sagen.
Im Endeffekt hatten wir über 3.400 Fachbesucher, über 90 Aussteller und über 55 Referenten und organisierten somit das größte MICE- und Business Travel-Event im deutschsprachigen Raum in dieser Form.
Was konnten Sie aus Veranstaltersicht aus dieser Premiere lernen?
Unsere Main Learnings sind:
– Plane genug Zeit für die Organisation ein (mindestens 6 – 8 Wochen).
– Lasse dich von einem Showcaller begleiten (Regisseur). Auf unserer Community-Plattform gibt es auch Regietipps unserer Showcallerin Konstanze Agatz. Sie hat aus Sicht des Regisseurs zusammengefasst, was die Akteure vor der Kamera bei ‧digitalen Produktionen und virtuellen Events beachten sollten.
– Plane Probezeiten ein. Das heißt: Für zwei Veranstaltungstage benötigst du auch zwei Tage Probe.
– Vergesse das Crewcatering nicht.
– Buche einen Visagisten, der sich um die Referenten kümmert.
Sie haben in diesem Jahr auch verschiedene hybride Formate auf den Weg gebracht. Wie werden diese angenommen?
Wir haben sehr gute Erfahrungen gemacht. Die Live-Plätze waren alle sehr schnell ausgebucht. Das zeigt, die Menschen wollen sich treffen. Auch die Resonanz im Stream war enorm. Wir hatten jeweils um die 500 virtuelle Fachbesucher.
Natürlich haben wir auch hier viel dazu gelernt. So u.a., dass der Präsenzteil nicht identisch sein muss zu dem digitalen Teil. Vielmehr macht es sogar Sinn, diese zu trennen. Im nächsten Jahr planen wir alle unsere Events hybrid, werden den digitalen Anteil allerdings aus einem Studio senden. Somit haben die Gäste auf der Präsenzveranstaltung viel mehr Zeit, sich in Ruhe auszutauschen. Einzelne Punkte der beiden Events werden zusammengefügt.
Den digitalen Teil des Events setzten wir einer Fernsehshow gleich. Es gab einen minutiösen Regieplan, mit klarer Regieanweisung, Einspielungen und kleinen Pausenfüllern.
Auch für den Messebereich gab es für uns viele Learnings. So werden wir die Zeiten verlängern und die Plattform auch schon vor und nach dem Konferenzteil öffnen. Wir setzen noch stärker auf Interaktion, Kommunikation und Gamification. Identisch zu einer Live-Messe ist es sinnvoll, die Fachbesucher durch besondere Angebote, Aktionen und Workshops auf die Messestände zu ziehen. Schon heute planen wir das nächste Jahr.
Wie gelingt es Ihnen, die Teilnehmer ‧sowohl vor Ort als auch virtuell in das Geschehen mit einzubinden?
Gute Erfahrung haben wir mit einem eigenen Chat-Moderator gemacht. Bei beiden Events nahmen wir uns Zeit, die digitalen Teilnehmer „onzuboarden“, sie untereinander bekannt zu machen und einen Blick hinter die Kulissen zu werfen. Eines unserer Highlights war unsere „Truman Show“. Die digitalen Teilnehmer führten unseren Moderator remote durch die Ausstellung.
Weiterhin konnten die digitalen Teilnehmer eine „Genussbox“ bestellen und gemeinsam mit den Live-Teilnehmern einen digitalen Genussmoment mit Kaiserschote Feinkost Catering erleben sowie mit TörtchenTörtchen Schokolade verkosten.
Auf der Matchingplattform von EasyCube wurden die digitalen Teilnehmer untereinander in Verbindung gebracht. Live gab es hier parallel unsere sogenannten Speed Ups, in denen sie sich in kleinen Gruppen austauschten. Bei der disruptiven Fishbowl brachten wir die Fragestellenden auf die Leinwand. Somit integrierten wir sie aktiv ins Geschehen.
Der Marketplace, die digitale Plattform der Netzwerkpartner von Meet Germany, wird derzeit weiterentwickelt. Welche Neuerungen wird es geben?
Hier ist so einiges geplant. Schon heute können unsere Community-Mitglieder unseren Marketplace als ihre Datenbank nutzen und sich Location- und Dienstleistungsangebote in ihrem Brand runterladen.
Als nächstes folgt Ende dieses Jahres die Funktion unserer News & Specials. Anbieter können hier aktuelle Neuigkeiten oder Angebote einstellen und entscheiden, was davon die Öffentlichkeit sieht oder was nur für die Augen der Community bestimmt ist. Es wird dann automatisch hochgeladen und über die Meet Germany-Medien distribuiert.
Nächstes Jahr folgen die Einbindung und das Angebot von 360 Grad-Modulen, der englische Marketplace, die Integration eines Bewertungstools, Experten- und Coachingangebote für unsere Netzwerkpartner sowie ein Online Shop.
Meet Germany steht auch in diesen Zeiten nicht still. Und das Besondere ist, dass alles, was wir umsetzen, Wünsche sind, die aus der Community an uns herangetragen wurden. Bzw. sind auch Angebote, die wir unserer Community zur Verfügung stellen, Angebote von Mitgliedern, die teilweise sogar für die Community entwickelt wurden.
Zum Schluss ein Blick in die Glaskugel: Werden sich Events in Zukunft nur noch virtuell abspielen?
Nein. Es wird in Zukunft natürlich weiterhin virtuelle Events geben. Selbst wir haben entschieden, vier unserer kleineren Netzwerktreffen (die Meetups) auch in Zukunft virtuell durchzuführen. Somit haben wir die Möglichkeit, auch Netzwerkpartner zu erreichen, die sich nicht direkt in unseren Destinationen befinden.
Nichtsdestotrotz finden im nächsten Jahr wieder Live-Events statt. Wir planen 2021 wieder vier Summits. Derzeit prüfen wir allerdings, inwieweit wir unsere ersten Live-Events noch etwas nach hinten verlegen.
Unseren Jahresauftakt bildet die Kooperation mit der IST-Hochschule. Gemeinsam mit dieser laden wir zum digitalen Forum Event am 21. Januar 2021 unter unserem neuen Brand Meet Europe Teilnehmer aus der D-A-CH-Region ein. Mit Partnern begrüßen wir 2021 Fachbesucher in Dresden & in Hamburg. Außerdem sind wir im September erstmalig in der Schweiz. Wir schauen also sehr optimistisch auf das Jahr 2021 und hoffen, dass wir alle Leser mit unserem Optimismus anstecken können.
Vielen Dank für das Interview, Frau Schramm! Johanna Müdicken
