Hungrig. Marc Boissieuxs Galadinner auf einem 2.000 Jahre alten römischen Mosaik in Lyons Lugdunum-Museum vergessen die 127 Teilnehmer des UIA Round Tables nicht so schnell. Zu köstlich mundet die Entenbrust an Auberginen-Confit, gerösteter Birne und Kartoffelwaffeln. Ihrem Ruf als Frankreichs Gastronomie-Hauptstadt machen die Gastgeber am 15. und 16. November 2018 alle Ehre.
Ob sie für Frieden und Umweltschutz eintreten, den Sport oder Wirtschaftsinteressen fokussieren: identische Probleme im Tagesgeschäft liegen Verbänden oft schwer im Magen. Dies fördert den Erfahrungsaustausch an den runden Tischen der Union of International Associations (UIA), nicht erst beim Dinner. Im Lyon Convention Centre am Ufer der Rhône diskutieren Vertreter von 96 Verbänden aus 27 Ländern die Rolle internationaler Organisationen.
Vertreter von Abu Dhabi, Antwerpen, Barcelona, Brüssel, Dubai, Estland, Großbritannien und London, Korea mit Busan, Gyeonggi und Seoul, Madrid, Malaysia, Monaco, Prag, der Schweiz mit Luzern und Zürich, Singapur, Sydney sowie Wien unterstreichen die Bedeutung der UIA für Verbandskontakte. „Ich treffe hier genau die Leute, die für Meetings in Südkorea wichtig sind“, schwärmt etwa Jinny Lee, Senior Program Officer des Gyeonggi MICE Bureaus. Zudem profitieren CBs und Tourismuswerber organisatorisch vom Round Table.
Vom koreanischen Sponsoring der ersten 20 Teilnehmer hat Thomas Delaveaux profitiert. Er möchte „auf jeden Fall wiederkommen“. Der Exekutivdirektor des Kölner European Colleges of Sport Sience (ECSS) wünscht sich, dass alle Redner zunächst ihre Organisation und ihre Mission vorstellen. Die Biografien in der Programmbroschüre genügen Delaveaux nicht. „Verloren haben“ für ihn die Vorträge Dr. Paulína Koršnákovás von der Bildungsforschungs-Organisation IEA sowie des Architekten Philippe Garnier von CRAterre.
Hingegen stößt David Pritchetts Präsentation auf großes Interesse. Schließlich wird das Reporting im Zeichen der Transparenz immer wichtiger, nicht bloß für mit öffentlichen Geldern unterstützte Organisationen. „Wir empfehlen kostenlose Benchmarking-Standards“, erläutert der Leiter Beratungsservices von AccountAbility. Die Standards nutzen bereits 500 Organisationen. Lediglich das Auditing koste 565 Euro. Weitere Einnahmen erwirtschafte AccountAbility „mit Beratungs-Tools für den Bewertungsprozess“.
Anliegen auf die Tische der Vereinten Nationen bringen? UIA-Präsident Cyril Ritchie kennt den Schlüssel: Für den Konsultationsstatus beim Wirtschafts- und Sozialrat (ECOSOC) muss ein ellenlanger Online-Fragebogen ausgefüllt werden. „Wer ‚Taiwan‘, oder ‚Tibet‘ anstelle der offiziellen UN-Bezeichnungen schreibt, hat schon verloren“, warnt Ritchie. „Alle UN-Organisationen, zu denen Zugang gewünscht wird, müssen mit vollem Namen erwähnt werden.“ Auskunft über ihre Mitglieder und Finanzen müssen NGOs geben und mindestens zwei Jahre existieren. Der UIA-Präsident verweist auf die Seite www.csonet.org mit hilfreichen Tipps und empfiehlt, bei Problemen das ECOSOC-Sekretariat zu kontaktieren.
Unterhaltsam baut Isabel Amaral „Brücken im globalen Dorf“. Die Präsidentin des portugiesischen Protokollverbands APOREP rät zum Vermeiden von Gesten, die überall verschiedene Bedeutung haben. „Den Gastgeber, nicht den Dolmetscher, ansehen und Chinesen nicht in die Augen schauen“, rät die Expertin.
Leicht verdauliche Tipps, die spätestens am 19. und 20. September 2019 im thailändischen Pattaya beherzigt werden können: die UIA lädt zum 7. Round Table Asia ein. Der 13. Round Table Europe ist am 4. November 2019 im Crowne Plaza Le Palace Brüssel zu Gast.
Meeting Issues 2018
Die Services der Convention Bureaus (CB) für Verbände sind bei diesen immer noch wenig bekannt. Das belegt die neue UIA-„Survey on International Meeting Issues“. Danach kennt die Hälfte der befragten Organisationen das CB-Angebot entweder gar nicht oder hat es nie in Anspruch genommen. Trotz der Anstrengungen der CBs zeigt die UIA-Studie 2018 zwar eine positive Tendenz, aber keine Trendwende. Dabei hat die Erhebung mit reduziertem Fragenkatalog, achtmonatigem Befragen und Nachfassen per Post erheblich an Aussagekraft gewonnen. „Um mehr als ein Drittel ist die Beteiligung – von 431 auf über 700 Organisationen – gestiegen“, freut sich UIA-Managerin Clara Fernández López.
Rund die Hälfte der Verbände hält jährlich internationale Meetings ab. Mehr als ein Drittel organisiert diese mit eigenem Personal und neun Prozent mit Hilfe eines PCO. Allerdings hebt Fernández die 43 Prozent der Tagungen hervor, die von Verbandsmitgliedern vor Ort gestaltet werden, wobei PCO-Hilfe durchaus möglich ist. Zwischen 101 und 500 Delegierte zählen die meisten (41 Prozent), finanziert aus Teilnehmerentgelten (31), gefolgt von Sponsoren (25). Nur bei 15 Prozent deckt der Mitgliedsbeitrag die Teilnahme.
Über den Ort entscheidet meist der Vorstand. Ganze neun Prozent arbeiten mit von den CBs gewünschten Anforderungsprofilen (Bid Manuals), 48 Prozent ganz ohne. Tagungen finden ganzjährig statt, vor allem im Juni, September und Oktober (je 13 Prozent). In 80 Prozent der Fälle dauern sie zwei bis fünf Tage. Im Gegensatz zur ICCA erfasst die UIA auch die 57 Prozent der nicht rotierenden Meetings. Auf Europa entfallen 32 Prozent, gefolgt von Asien mit sieben Prozent. www.uia.org/publications/meetings-survey
