„Happy Birthday, dear EFCTehe“ – insbesondere Olivier L’pine, Chef von Biarritz Tourisme, animierte die 107 Teilnehmer der EFCT-Versammlung in Brüssel zum Singen. Dazu gab es vom 5. bis 8. Februar 2005 genug Zeit. Fünf neue Mitglieder verstärken den Chor der 89 bisherigen: Bolzano (Italien), Liege (Belgien), Opatija (Kroatien), Rostov-on-Don (Russland) sowie Varna (Bulgarien).
An ihrem 40. Geburtstag ist die European Federation of Conference Towns, EFCT, solide aufgestellt. So wurde im April 2004 das Verbandsmanagement der Association Management Company AGS übertragen. „Ich bin sehr zufrieden mit dieser Versammlung, da sie den Übergang zwischen altem und neuem Sekretariat markiert“, bestätigt der alte und neue EFCT-Präsident Henry Ceran.
Eine weitere, definitiv schwerwiegendere „Übergangszeit“ läuft indes im Hintergrund: Die Verhandlungen mit den European Cities of Tourism, ECT, über eine Fusion bis Januar 2007. Grund dafür sind doppelte Mitgliedschaften: der Tourismus-Chef ist Mitglied bei der ECT, sein Kongressbüroleiter bei der EFCT. Finnland Convention Bureau-Chefin-Tuula Lindberg stellt klar, dass „niemand bisher eine Fusion beschlossen hat. Wir werden erst genau evaluieren, wie sie zustande kommen könnte“. In Madeira 2006 laufen die Versammlungen von EFCT und ECT erstmals parallel.
Unumstritten ist dagegen die Verbindung zum Joint Meeting Industry Council, JMIC. Die Aufgabe des JMIC ist Lobbying. „Wir müssen der Wirtschaft und den Politikern zu erklären, was der Nutzen von Meetings ist“, erklärt Past-Präsident Hugo Slimbrouck. Während eine Meeting Industry Week noch diskutiert wird, ist die neue JMIC-Website bald online. Auch die neue EFCT-Website ist in Kürze fertig.
Unter europäischem Stern
Der Besuch bei der Europäischen Kommission war ernüchternd – alte Folien und wenig Antworten. Ähnlich erleuchtend war die Keynote-Speech zum Auftakt des Educational Forums. Francesco Iannello, Leiter des Tourismusbereichs im Enterprise Directorate-General, brachte mit wenig Inhalt und Struktur sowie verzweifelt-hysterischer Stimmlage wenig Licht ins (EU-)Dunkel. Seinen Appell von den Anwesenden lernen zu wollen, kam kaum an.
Lene Topp mit Ihrem Vortrag „How to apply to EU funding“ bemühte sich, Transparenz in EU-Prozesse zu bringen. Die Beraterin erläuterte Möglichkeiten für EU-Subventionen. „Das EU-Budget hat wenig unverplantes Geld“, erklärt Topp und mahnt weiter „entwickeln Sie erst und bewerben Sie sich dann für Mittel – nicht umgedreht!“. Weitere Botschaften: Früh informieren, Lobbying, co-finanzieren, Formalitäten beachten sowie Nachhaltigkeit.
Procurement – was ist das?
Beschaffung heißt 2005 Procurement, das ist EFCT-Mitgliedern bekannt. „E-Procurement erlaubt Firmen die Konsolidierung des Einkaufs, Verbesserung der Verhandlungsbasis und Reduzierung der Kosten per elektronischem Beschaffungsmanagement“, referiert Stephane Hauvette. Doch wie kann das Kongressbüro sich in den Prozess einbringen?
„Procurement heißt nicht weniger Geld auszugeben, aber es besser investieren“, weist Alex Lomax, AstraZeneca, hin. Der Pharmakonzern hatte ein Konferenzbudget von jährlich rund 520 Mio. Dollar. „Wir wollten weg vom Pitch für jede Dienstleistung. Heute arbeiten wir mit sechs oder sieben geprüften Firmen“. berichtet Lomax. „CVBs können versuchen, die bevorzugte Stadt für z.B. AstraZeneca zu werden“, schlägt Maarten Vanneste, Abbit Meeting Support, vor. Und: „Procurement-Manager wissen nicht, dass es CVBs gibt, Sie sollten sie zur EFCT mitbringen“. Aber: Würden sie denn kommen? „Irgendwann muss man zum Meeting bitten, um zu verstehen, was Procurement bedeutet“, bestärkt Veronique Lapointe, Accor Group.
Realitätsnah ermutigt Jurriaen Sleijster, MCI Group, die Anwesenden, „widerstehen Sie nicht der Veränderung, passen Sie Ihre Organisation an und vertrauen Sie Ihrem Wissen, da Outsourcing wächst und Procurement bleibt“.
(Dieser Artikel wurde für das Internet editiert. Die ausführliche Fassung finden Sie ab 18. April in CIM 2/05.)
