CIM:Wie kamen Sie vom Kongressmanagement zum Einkauf?
Roeterdink: 2001 diskutierten wir über eine gemeinsame Stelle für Geschäftsreisen und Meetingausgaben innerhalb des Einkaufs. Es bestand zwischen den Ländern keine Einigkeit über Abläufe, globale Auftragsvergabe, bevorzugte Anbieter oder Daten. Es war nicht leicht, weil jede Unternehmenseinheit für sich arbeitet und eigene Verantwortung für die Ergebnisse trägt. Die Frage ist, wo kann man zentralisieren und was sollte man den einzelnen Landesgesellschaften überlassen.

Was haben Sie von Ihren Kollegen im Einkauf gelernt?
Verhandeln. Planer legen mehr Wert auf Service als auf Preise. Eine Beschränkung auf bestimmte Anbieter, Standardverträge und RFPs optimieren Kongress- und Reisemanagement. Sie sollten kooperieren. Planer wissen mehr über Planung und Wert von Meetings, aber sie sollten sich vom Einkauf unterstützen lassen, zwecks Synergien und Optimierung des Einkaufsprozesses. Durch Rücksprache mit dem Einkauf läßt sich die Entstehung von Silos im Unternehmen vermeiden.

Und was haben sie von Ihnen über Meetings gelernt?
Die Einkaufsabteilung spielt die Vermittlerrolle im Einkaufsprozeß und liefert die Verhandlungskriterien, wobei die Meetingplaner die Hauptbeteiligten sind. Das niedrigste Preisangebot ist nicht immer das Beste, die Gesamtkosten des Eigentümers sind ausschlaggebend. Das Serviceniveau ist wichtig, und dafür muß man bezahlen. Meetingeinkauf ist ganz anders als der Wareneinkauf. Man kann ein Hotelzimmer oder Sitz im Flieger nicht aufbewahren oder lagern.

Was ist die größte Herausforderung in Ihrer neuen Position?
Alle Länder zu koordinieren und unsere globalen Verfahren, Abläufe und Praktiken zu etablieren. Dabei ist unser Ansatz