Die Software erfasst Kontaktdaten und Gesprächsnotizen über ein digitales Formular. Ein integrierter AI-Node verarbeitet die Angaben und kann sie um öffentlich zugängliche Informationen zum jeweiligen Unternehmen ergänzen. Daraus erstellt das System einen E-Mail-Entwurf, den ein zuständiger Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin vor dem Versand prüft und freigibt. Hintergrund ist, dass Messekontakte häufig nicht zeitnah nachverfolgt werden. Laut einer Analyse des B2B-Fachportals Trade Show PRO vom 8. März 2026 benötigen Unternehmen für die Nachbereitung zehn bis 14 Tage. 80 Prozent der Messeleads erhielten kein Follow-up.

Flow360.io setzt bei KI-gestützter Messenachbereitung auf kontrollierte Datenverarbeitung

Für die Verarbeitung können Unternehmen ein Sprachmodell festlegen und bestimmen, auf welche Prozessdaten die KI zugreifen darf. Standardmäßig sind Modelle von Mistral AI hinterlegt, deren Infrastruktur in der Europäischen Union betrieben wird. Die Anfragen werden an das im Workflow festgelegte Modell übermittelt. Vor dem Versand der generierten Nachrichten ist eine menschliche Freigabe vorgesehen. Das Verfahren lässt sich nach Angaben des Unternehmens auch für weitere Prozesse wie Reklamationen, Lieferantenanfragen und die Angebotsvorbereitung einsetzen. Flow360.io zufolge nutzt das Unternehmen vergleichbare Abläufe bereits für die Kontaktansprache über Business-Netzwerke. Die Erstellung und Prüfung einer personalisierten Nachricht dauere dabei durchschnittlich rund 40 Sekunden, zuvor seien mindestens sechs Minuten erforderlich gewesen.