Angesichts der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die am 25. Mai in Kraft tritt, sieht die Münchner Agentur Proske Organisatoren von Kongressen und Veranstaltungen unter Zugzwang. Denn sie setze wesentlich höhere Standards beim Umgang mit personenbezogenen Daten, vor allem im Hinblick auf Dokumentation und Transparenz.
Ein Schlüsselfaktor für die Einhaltung der Verordnung sei die Anpassung der IT-Systeme, ist man bei Proske überzeugt. Um den Aufwand in Grenzen zu halten, seien Auskunftsfunktionen in die IT-Systeme zu integrieren, sagt Proske-Geschäftsführer Markus Struppler. Unternehmen sollten auf Software setzen, welche die Vorgänge automatisiert und so bei der Einhaltung der Verordnung unterstützt. Erforderlich sei außerdem eine Risikobeurteilung in Bezug auf den Datenschutz, so Struppler.
Zu erhobenen Teilnehmerdaten gehören typischerweise auch kritische Informationen, von der beruflichen Tätigkeit über Ernährung bis hin zu etwaigen Behinderungen, Krankheiten oder Kreditkarteninformationen. Veranstalter müssen einerseits eine Einwilligung der Teilnehmer zur Speicherung personenbezogener Daten einholen.
Andererseits müssen sie auf Anfrage innerhalb enger Fristen digitale Kopien erhobener Daten zur Verfügung stellen. Unternehmen sind verpflichtet, darüber Auskunft zu erteilen, wo Daten gespeichert sind und zu welchem Zweck sie verwendet werden. Hierin bestehe der wohl aufwändigste Aspekt der DSGVO, da das Wissen über die Daten kurzfristig verfügbar sein müsse, sagt Struppler.
Unternehmensübergreifende Registrierungsplattformen und Schnittstellen zwischen den beteiligten IT-Systemen würden dabei immer wichtiger. Nur so seien Daten durchgängig sicher, verfügbar und löschbar.
Proske empfiehlt, nur die Daten zu erheben, die für eine Veranstaltung erforderlich sind. Damit werde gleichzeitig die Einhaltung der Verordnung vereinfacht und das Vertrauen der betroffenen Personen erhöht, so die Agentur.
