Konsolidierungskonzept. Mit der Implementierung eines konzernweiten strategischen Konsolidierungskonzepts führt die GEA Group, Systemanbieter für die nahrungsmittelverarbeitende Industrie, die beiden Bereiche Geschäftsreisen und Veranstaltungen zusammen. Das Unternehmen arbeitet dabei eng mit dem Softwareanbieter für Travel-Management NP4 und der Buchungsplattform für Unternehmen und Tagungsveranstalter Intergerma zusammen.
Erstmals können Kennzahlen aus den Bereichen Veranstaltungen und Business Travel auf einer Plattform ganzheitlich konsolidiert und ausgewertet werden. Damit ist es dem strategischen Travel Management künftig möglich, Rahmenverträge mit Leistungsträgern nicht nur auf Basis konsolidierter Geschäftsreisedaten zu verhandeln, sondern auch das konkrete Volumen des Veranstaltungsbereichs einfließen zu lassen.
Im Visier des strategischen Konsolidierungskonzepts der GEA Group stehen die Aufdeckung von Optimierungspotenzialen und Planern im Unternehmen, die Bündelung des Einkaufsvolumens und sowie die Zentralisierung der Unternehmensbereiche Geschäftsreisen und Veranstaltungen nebst Einführung eines einheitlichen Reporting-Systems.
Zur Prozess-Steuerung und -Optimierung wird die bestehende Reiserichtlinie durch eine umfassende Veranstaltungsrichtlinie ergänzt. Darin enthalten sind Standards für die Abwicklung von Firmenveranstaltungen wie Stornobedingungen, Einsatz von Zahlungsmitteln und die Verwendung von einheitlichen Vorlagen. Zudem ist der Einsatz eines webbasierten Teilnehmer-Management-Systems in der Veranstaltungsrichtlinie fixiert. Durch die in Echtzeit konsolidierten Teilnehmerdaten sollen der Anmeldeprozess und die Kontingentverwaltung optimiert und die No-Show-Rate minimiert werden.
Damit die Daten der individuellen Firmenreisen mit denen der Firmenveranstaltungen zusammengeführt werden können, müssen die Veranstaltungsbuchungen auf die einzelnen Teilnehmer herunter gebrochen werden. Hier kommen das Teilnehmer-Management-System sowie das Reporting Tool „Analytics“ von Intergerma zum Einsatz. Rund 100 geprüfte Kennzahlen werden ausgewertet und als Basis für die Konsolidierungsmaßnahmen zur Verfügung gestellt. Alle teilnehmerbezogenen Reisedaten werden dann an die Reporting-Plattform „TD Chart“ von NP4 geliefert. Diese Schnittstelle bildet die Basis für die gemeinsame Auswertung aller Buchungsdaten.
Nach erfolgreicher Implementierung des Konsolidierungskonzepts in Deutschland sollen Pilotländer in Europa folgen, bevor eine strukturierte Anbindung aller Länder erfolgt. Langfristiges Ziel ist die Integration eines weltweit konsolidierten Reportings für Geschäftsreisen und Veranstaltungen, um somit die Volumenbündelung beider Bereiche im strategischen Travel Management international besser steuern zu können.
