Mannheim/Wiesbaden. Zwei medizinische Kongresse in einer Woche – quasi parallel hat die m:con – mannheim:congress GmbH die 75. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Kardiologie (DGK) mit 7.900 Teilnehmern in Mannheim und zeitgleich den 115. Kongress der Gesellschaft für Innere Medizin (DGIM) in Wiesbaden mit 8.500 Teilnehmern organisiert.
m:con hat als langjähriger Partner der beiden Fachverbände das gesamte Veranstaltungsmanagement übernommen: Von Ausstellungsorganisation, Vertragsgestaltung, Referentenmanagement, Medienannahme, Teilnehmerregistrierung, Tagungstechnik, Posterausstellung bis hin zum Rahmenprogramm. Für den DGIM-Kongress in Wiesbaden ist auch die Abstract-Verwaltung gehandelt worden.
Die DGK-Jahrestagung verbuchte mit 7.900 Teilnehmern einen neuen Rekord. Insgesamt hielten 1.688 Referenten Vorträge und 161 Industrieaussteller zeigten auf 4.799 Quadratmetern ihre neusten Entwicklungen. Dennoch war die Atmosphäre im Rosengarten entspannt. Ein Mitarbeiter eines Pharmakonzerns berichtete: „Wir sind gut gelaunt und zufrieden mit der Organisation“.
„Es ist eine große Herausforderung, alle Gewerke und Abteilungen so zusammenzubringen, dass es am Schluss ein großes Ganzes wird und alle Kundenwünsche zufrieden gestellt sind. Trotz Stress muss man dabei Gelassenheit bewahren“, erläutert Daniela Ruckriegel, Projektleiterin der DGK-Jahrestagung.
Auch der DGIM-Kongress war mit 3.000 Quadratmetern vermieteter Ausstellungsfläche, 120 Industrieausstellern und 870 Referenten eine Großveranstaltung. „Viele Abteilungen sind für beide Kongresse aktiv, das stellt eine besondere Belastung dar“, berichtet Projektleiter Thilo Hübner. Für die beiden Veranstaltungen sind Personal und Material aufgeteilt und die Aufgabenverteilung klar abgesteckt worden. Die Verantwortlichen der jeweiligen Dienstleistungen konnten sich somit auf den ihnen zugeteilten Kongress vollständig konzentrieren. „Anders wäre das überhaupt nicht machbar“, so Ruckriegel.
Der besondere Anspruch bei zwei parallel stattfindenden Kongressen zeigt sich in der Veranstaltungstechnik und im IT-Bereich. Hier wurden die vorhandenen Kapazitäten vollständig gefordert. Bis zu 80 Techniker kamen in Wiesbaden und Mannheim zum Einsatz. Für die Säle wurden Beamer, Leinwände sowie Ton- und Lichtanlagen benötigt. Das Rahmenprogramm mit Eröffnungsfeiern und Get together machte die Planung für die Veranstaltungstechnik noch komplexer.
„Jedes Jahr wird aufwändiger gestaltet, um wieder einen Aha-Effekt zu erzielen – das fordert auch die Technik“, erklärt Ruckriegel. Experten legen im Vorfeld fest, was sie genau wann brauchen und versuchten diesen Bedarf dann mit eigenem Material abzudecken. Was darüber hinaus benötigt wurde, muss nachbestellt werden.
Auch im IT-Bereich wurde bei der Disposition sehr genau gerechnet: „Wir müssen schauen, wie wir das Material bestmöglich verteilen, was nach Wiesbaden geht und was in Mannheim eingesetzt wird, damit auch wirklich alles passt“, erklärt Marcus Reis, IT-Verantwortlicher beim DGIM-Kongress. Insgesamt waren auf beiden Kongressen 170 Rechnersysteme, 50 mobile Scanner für die Erfassung der „Fortbildungspunkte“ der Mediziner – die so genannten CME-Punkte – sowie 10 Server im Einsatz.
Damit das Equipment bestmöglich genutzt wird, wechselten die Mitarbeiter es sogar teilweise aus. Sobald es in Mannheim nicht mehr gebraucht wurde, baute das m:con-Technik-Team es ab und brachte es nach Wiesbaden. „Die Woche der beiden Großveranstaltungen bedeutet für uns wenig Schlaf“, sagt Reis. Der Aufwand war notwendig, denn „die Technik ist natürlich ein großes und bestimmendes Thema bei solchen Großveranstaltungen“, erklärt Hübner.
Damit auch nächstes Jahr die Kongresse wieder ein voller Erfolg werden, sitzen die m:con Mitarbeiter bereits jetzt wieder an der Vorplanung. www.mcon-mannheim.de
