Bad Honnef. Durch die Studie zu „Teilnehmermanagement“ werde dieser Begriff nach Angaben der FH erstmals definiert. Er bezeichnet demnach Erhebung, Verarbeitung, Verwaltung und die Auswertung von veranstaltungsrelevanten Teilnehmerdaten.
Dazu gehörten Anmeldevorgänge, Erfassung von Kontaktdaten und Versand von Informationsmaterial bis hin zu Verpflegung und Feedback. Mit Blick auf Organisation und Umsetzung wichen die Vorgehensweisen in Agenturen und Unternehmen in einzelnen Fällen voneinander ab.
Während die Verantwortung für das Teilnehmermanagement häufig bei der Projektleitung liege, erfolge die Umsetzung oft auf der Assistenz- und Praktikantenebene. Oft würden einzelne Aufgaben an externe Dienstleister ausgelagert, um eine Qualitätssteigerung zu erzielen, was auf erhöhte Anforderungen seitens der Teilnehmer zurückgeführt werden könne.
Die technische Abwicklung erfolge in der Regel über Tabellenkalkulationsprogramme oder selbstentwickelte IT-Lösungen. „Online-basierte Teilnehmermanagement-Programme werden zunehmend genutzt werden, so dass eine genauere Zielgruppenbestimmung und ein höherer Grad an Individualisierung bei der Gast-Ansprache und beim Service von Veranstaltungen möglich ist“, konstatiert die Studie.
Das Teilnehmermanagement gelte in den meisten Agenturen und Unternehmen als eigenständiger Bereich mit besonderer Bedeutung. Die Studie wurde von sieben Studenten des Fachbereichs Eventmanagement unter der Leitung von Prof. Ulrich Wünsch erstellt. Beauftragt wurde die Projektgruppe von der CompuCoach GmbH und unterstützt von der Vereinigung Veranstaltungsplaner.
